Что такое эвент агентство: Чем занимается event агентство

Чем занимается event агентство

Значение английского слова event объяснит многое – оно означает мероприятие. Event агентство занимается организацией мероприятий. Вроде бы теперь все ясно? Но тут-то и начинается самое интересное. Организация мероприятий понятие очень емкое, мы постараемся сейчас разобрать его на составляющие, на примере подготовки проекта.

Этап первый:

Каждое мероприятие начинается с идеи, концепции, образа. От этого мы отталкиваемся в создании проекта. Будь то презентация или спортивное мероприятие, конференция или проведение корпоративного праздника – все требует создания общеполагающей идеи, в рамках которой впоследствии будут создаваться детали общего целого. Над созданием идеи работает целая команда – это и креативные директора, и режиссеры, и художники по свету, и декораторы.

Этап второй:

После утверждения концепции начинается стадия составления сметы. Немаловажным условием в ее подготовке является заявленный бюджет.

Желания непременно должны совпадать с возможностями, тогда не будет разочарований и неприятных сюрпризов. Даже в рамках небольшого бюджета возможно создание качественных мероприятий.

Этап третий:

Далее следует стадия подбора подрядчиков. В зависимости от направленности мероприятия это могут быть разные компании, но практически в каждом проекте принимают участие декораторы, техническое обеспечение (световая и звуковая аппаратура), ведущий, диджей, фотографы и видео операторы, кавер группа или хедлайнер. Если с подрядчиками по техническому обеспечению все более-менее ясно – хорошее агентство всегда имеет список надежных компаний, предоставляющих оборудование, то подбор и утверждение творческих коллективов может занимать довольно большое количество времени.

Этап четвертый:

Следующий этап в подготовке проекта – это заключение договоров с подрядчиками, составление технических заданий и проработка приложений: схем, графиков монтажа\демонтажа, сценариев и прочих документов проекта. В процессе этого этапа проходит множество выездов на площадку, встреч в месте проведения, совещаний со всеми участниками мероприятия, или же с отдельными службами. Создаются эскизы, 3D модели, утверждаются плейлисты, проходят записи в студии.

Заключительные этапы:

На заключительных этапах подаются списки для охраны на местах проведения мероприятия, куда входят данные персонала, перечень завозимого оборудования, а также списки автотранспорта. Производятся необходимые закупки для проекта, а также доставка. По необходимости проводятся репетиции.

Мероприятие:

Далее следует непосредственно само мероприятие – чаще всего оно проходит в течение одного дня, но бывают проекты, протяженные во времени, ряд мероприятий, порой в разных городах или регионах. Или же мероприятие, одновременно проводимое в разных городах.

Пост продакшн:

Но и после окончания мероприятия event агентству есть чем заняться —  проводится демонтаж, собираются закрывающие документы. Агентство продолжает работу с фотографами и видео режиссерами над созданием альбомов и отчетных роликов, и фильмов. Создаются отчетные документы и презентации.

Как Вы видите, event агентство берет на себя организацию мероприятий в полном объеме. Начиная с разработки идеи и поиска площадки для проведения, и заканчивая подготовкой отчетных фильмов и альбомов.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

Татьяна Макаршина

Ивент-агентство организации мероприятий и праздников в Москве

Дорогие Екатерина и Екатерина! Огромное спасибо вам обеим, а также всем вашим сотрудникам за прекрасный креативный праздник — наш юбилей! С вами было очень легко работать, вы сразу поняли, чего мы хотим, что нам нравится и как можно воплотить наш план в жизнь. В итоге вы всё и реализовали. Огромное вам спасибо, вы очень надёжные и творческие люди, которым можно доверять и с которыми можно делать жизнь лучше.

Ребята работают профессионально, вдумчиво, все что обещают делают, чего не могут, того не обещают. Все решения обсуждаются на этапе заключения договора, а не в момент когда мероприятие идет полным ходом. Благодаря высокому профессионализму, креативности, слаженной работе, и нескончаемому позитиву со стороны организаторов — наши праздники получились интересным и насыщенным, при этом поддерживался необходимый корпоративный уровень. Мы по достоинству оценили отличную работу сотрудников компании » Мандариновая Лиса»,

За очень короткие сроки мы смогли найти правильные решения для организации новогоднего мероприятия, учитывая особенности нашей аудитории и ограничения по бюджету. Команда со стороны подрядчика показала слаженную работу и ориентацию на клиента, поддерживали эффективную работу до конца мероприятия.

Наша компания работает уже несколько лет с Катериной Лисейчевой и ее командой. Вы спросите почему? Ответ прост – Катерина любит свое дело и это видно, заражает и заряжает своей любовью коллег. В итоге все, что мы вместе создаем — выражается в проведении классных корпоративных мероприятиях, от которых наш коллектив в восторге, а что еще надо?

Event агентство «Мандариновая Лиса» — мои постоянные партнеры. Я поменяла несколько мест работы, но агентство, которое я выбираю, остается неизменным. При этом «Мандариновая лиса» остается и на старых местах, и с теми компаниями, которым я просто их рекомендовала, потому, что они действительно крутые. Все мои компании и проекты, в которых я работала вместе с «Лисой», получают какой-то безумно классный опыт проведения корпоративных мероприятий качественно другого уровня, то, чего раньше они не видели.
Очень важно желание и готовность агентства слышать и глубоко вникать во всякие нюансы, брать на себя больше, чем просто организация мероприятий, становиться соавторами.

Иногда ребята готовы просто услышать задачу и уйти подумать, чтобы найти решение и придумать то, чего я сама не придумала.
Безупречное качество всегда! Цены тоже разумны — как ни придирайся к ценообразованию, бюджет всегда оптимальный. Незаезженные сценарии — ребята не катают одни и те же идеи от клиента к клиенту, а всегда предлагают аутентичные, кастомизированные варианты под задачи клиента. И еще я люблю в этом агентстве просто человеческое общение. Здесь я чувствую искренность, всегда радостно пообщаться и между мероприятиями, и в процессе, и после. Просто получаю большое удовольствие именно от того, что мы на одной волне. Есть такая книжка — «Не работайте с мудаками»! А вот это наоборот — Работайте с «Мандариновой Лисой»!

Команда — настоящие профессионалы своего дела. У нас была необычно небольшая свадьба всего от 8 до 12 гостей. Однако ребята из Мандариновой Лисы сделали все, чтобы она была фееричной! Ребята нашли нам потрясающего ведущего, взяли на себя подбор кейтеринга, подходящего нашим сложным вкусовым предпочтениям, сделали все, чтобы оформление, место и атмосфера сделали этот день самым лучшим.

А главное — куча забот и нервов были сняты с меня, что позволило мне наслаждаться праздником. Даже забытый мной на нервах дома букет не испортил праздника — девочки быстро и идеально исправили ситуацию!

Хочу поблагодарить всех девочек и Катю в частности за организацию нашей нереально крутой свадьбы!! Такой идеальной организации я не видела никогда. Катя учитывала все наши пожелания, при этом предлагая свою изюминку. Очень внимательная, добрая и ответственная организатор! В день свадьбы я ни капли не переживала за организацию и как всё пройдёт. Я знала, что Кате можно довериться на все 100%!Мы и все наши гости в огромном восторге! Спасибо вам огромное! Катюш, я буду скучать по нашим ночным перепискам…:)

Event-агентство в Москве, Новосибирске и Казани | Организация бизнес мероприятий | Техническое обеспечение

Полное наименование организации	Общество с ограниченной ответственностью «Гефест Капитал»
Кратное наименование организации	ООО «Гефест Капитал»
ИНН / КПП	7717784658 / 771801001
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица	ОГРН 1147746568815 Внесена запись о создании: 21. 05.2014 г. Выдан: Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве серия 77 № 017567614
Юридический адрес:	107076, Российская Федерация, г. Москва, переулок Колодезный, д. 14, этаж 6, пом. XIII, ком.16; 17; 17А; с 18 по 21
Фактический адрес:	121205, Российская Федерация, г. Москва, Инновационный центр Сколково, ул. Малевича, 1, Гиперкуб
Электронная почта	event77@gefestcapital. ru
ОКАТО	45280572000
Генеральный директор	Иванов Павел Георгиевич
Банковские реквизиты	р/с: 40702810238000135634 в ПАО Сбербанк 117997, г. Москва, ул. Вавилова, д. 19 к/с: 30101810400000000225 БИК 044525225 Телефон банка: 8 (495) 500-55-50

О компании V-Events: история, принципы, подход

V-events – это event-агентство полного цикла, штаб-квартира которого находится в Санкт-Петербурге.

Наша команда занимается комплексным абонентским обслуживанием корпоративных клиентов, генерацией корпоративного стратегического event-календаря и организацией крупномасштабных event-проектов различного уровня сложности как в России, так и за ее пределами.

V-events – открытая молодая компания: мы всегда готовы к диалогу и качественному решению сложных комплексных задач.
Мы ежедневно анализируем опыт специалистов со всего мира и отслеживаем тенденции в области event-индустрии, предлагая современные решения и инструменты.

V-events ценит отношения с клиентами, в основе которых лежат взаимоуважение и доверие, без которых невозможно творить и созидать, эффективно решать сложнейшие задачи и развиваться.
Мы дорожим своей мультиформатной международной командой, в которую вошли лучшие дипломированные специалисты, работающие над масштабными event-проектами по всему миру.
Нам интересно вместе, нам нравится не спать ночами, создавая события, которые войдут в историю Вашего бренда, в историю Вашего успеха.

Друзья! Пару лет назад, когда мы начинали, у нас было четкое понимание того, что мы хотим поменять существующий event-рынок. Сделать его качественно иным, более концептуальным, современным и открытым.

Мы верили в то, что это возможно, потому что наша международная команда с колоссальным коллективным опытом не могла работать по существующим лекалам.

Прежде чем выйти на рынок, наша команда более года работала в режиме научного центра, анализируя опыт мировых event-лидеров, разрабатывая собственную систему клиентского сервиса и корпоративной культуры, которые на сегодняшний день являются нашей гордостью.

Результатом этой работы стала возможность регулярного обучения и обмена опытом наших специалистов с коллегами со всего мира, активное внедрение практики комплексного обслуживания корпоративных клиентов, создание образовательной площадки V-events University, клуба постоянных клиентов и партнеров V-events club. Но самое главное, наши клиенты поверили молодой амбициозной команде и дали нам возможность продемонстрировать, что такое V-events. Благодаря тому, что Вы ставили перед нами самые невероятные задачи, мы смогли реализовать яркие, громкие, эффективные проекты, каждый из которых был по-своему уникален.

Мы благодарим каждого из Вас за доверие, смелость и открытость, за перфекционизм, принципиальность и любовь к жизни, за возможность сказать сегодня: «Мы не делаем мероприятия. Мы создаем события!»

Сооснователь Егор Горшков

Работа с (виртуальным) event-агентством — когда, почему, как

Давайте сначала скажем: да, мы агентство, которое работает над мероприятиями (среди прочего). Нет, мы не думаем, что вы всегда должны работать с агентством по организации мероприятий, потому что это деньги для нас / для них. Да, мы отказывали клиентам, когда думали, что не сможем обеспечить достаточную добавленную стоимость.

Я занимаюсь маркетингом мероприятий в течение 10 лет, 4 из которых провел на стороне клиента, поэтому я понимаю обе стороны. Иногда мне хотелось бы получить некоторую помощь в том, что мы делали, в то время как в других случаях нам не требовалось никакого внешнего вмешательства.И ох, эти надоедливые «холодные» пропаганды в LinkedIn действительно нужно прекратить, особенно те, которые так ошибочно нацелены: «Спасибо, что приняли наше приглашение, мы можем помочь с…». № , удалить соединение.

Хорошо, теперь, когда мы знаем, как мы находимся, давайте рассмотрим самые мелкие детали: когда, почему и как работать с агентством по организации мероприятий, чтобы добиться наилучших результатов.

События как маркетинговый канал для вашего бизнеса

Во-первых, предположим, что вы все еще думаете о проведении мероприятия, хорошая ли это идея.Биззабо обнаружил, что почти все (91%) маркетологов считают, что личных встреч оказывают значительное влияние на достижение бизнес-результатов . Однако личные мероприятия по-прежнему сложно организовать во многих сферах. Сравнительное исследование состояния формирования спроса в Докладе о формировании спроса за 2020 год показало, что только 19% респондентов увеличивают бюджеты, отдавая приоритет маркетингу мероприятий. Большая часть бюджетов смещается в сторону ABM, контент-маркетинга и персонализации.

Тем не менее, Bizzabo обнаружил, что 93% организаторов мероприятий стремятся инвестировать в виртуальные мероприятия в будущем.В заключение, будь то личные встречи или виртуальные, мероприятия — отличный инструмент для привлечения потенциальных клиентов, воспитания и закрытия, который должен быть у вас в запасе.

Более подробную статистику виртуальных событий можно найти здесь

Если кажется, что провести собственное мероприятие — хорошая идея, не сразу переходите к нему. Вы все равно захотите проверить, как это вписывается в вашу общую маркетинговую стратегию и бюджет. Вот статья, которую мы написали о первых шагах при рассмотрении вопроса о проведении мероприятия.

Ивент-агентство может охватить все, что вам нужно: идеи мероприятий, планирование, логистика, маркетинг, производство, продажи. То, что они будут делать для вас, и когда вы решите с ними работать, будет зависеть от стадии, на которой находится ваша компания, поэтому мы рассмотрели это, исходя из ваших потребностей и опыта проведения мероприятий.

Без опыта — проводим мероприятие впервые

Независимо от того, предлагает ли ваша компания продукты или услуги, вы больше всего возможно, у вас есть специальный член или команда по маркетингу.Они позаботятся о обеспечение того, чтобы ваше предложение было известно вашей целевой аудитории благодаря сочетанию маркетинговые каналы. События, однако, имеют тенденцию быть другим зверьком.

Несмотря на то, что они являются маркетинговым инструментом, мероприятия требуют участия большего количества функций, таких как логистика, производство (если есть повестка дня), управление проектами, продажи (если речь идет о выставке или спонсорских пакетах). Это выходит за рамки маркетинговой функции, но вы можете обнаружить, что навыки (или дополнительные) присутствуют в других функциях вашего бизнеса.

Использовать события Компания? да.

Если ваша команда никогда раньше не проводила мероприятия, у них не будет необходимых знаний. Логистика компании отличается от логистики мероприятия, где вам нужно учитывать поток посетителей, процесс регистрации, бронирование мест и прочее. . Это похоже на маркетинг, но для событийного маркетинга будут использоваться другие тактики по сравнению с маркетингом продуктов или услуг и продажами.

Организация мероприятий также может помочь с идеями для мероприятия. структура, основанная на ваших целях, они постоянно связаны с поставщики услуг по организации мероприятий (и могут даже получить некоторые оптовые скидки, которые вы не можете доступ, так как вы только начинаете с ними работать) и можете сэкономить время на обучение новые навыки и навыки, которые у них уже есть.

Когда?

Вовлеките их в этапы планирования. Представьте цели, которых вы хотите достичь с помощью своего мероприятия, и получите их вклад в ключевые показатели эффективности, которые вам следует искать.

Обсудите варианты бюджета и сравните их с рентабельностью инвестиций, которую вы оцениваете по лидам и продажам, полученным в результате мероприятия. Это очень важный шаг. Если вы впервые проводите мероприятие, ваши знания о бюджетах и ​​ожидаемой рентабельности инвестиций могут быть не совсем точными. Обсудите с агентством и включите их мнение в ваше окончательное задание.

Включите план последующих действий после мероприятия, чтобы помочь интегрировать его в вашу общую стратегию.

Как?

Сначала назначьте менеджера проекта из вашей группы, который будет контактным лицом агентства. Просмотрите мероприятия конкурентов, чтобы понять, какие показатели и у них есть — сколько участников? Какие у них есть спонсоры? Сколько экспонентов? Какой тип колонок? Составьте список идей, которые вы считаете интересными, и обсудите их со своим агентством. Работайте вместе над созданием брифа, набора KPI и отслеживания кампании, за которыми вы оба будете следовать.

Затем определите, как часто вы будете наверстывать упущенное и отчеты о производительности. Разберитесь в структуре команды, которая будет управлять вашим мероприятие и просмотрите их календарь мероприятий. Определитесь с рабочим процессом, который дает как ваша команда, так и их команда постоянно смотрят на результаты, которых вы собираетесь имеют.

Обеспечьте ясность в отношении петель обратной связи — кто предоставляет обратную связь, кто принимает окончательные решения по различным областям (логистика, докладчики, повестка дня, маркетинг), сколько времени нужно, чтобы предложить это.Например, вам может потребоваться 1 день, чтобы рассмотреть дизайн подтягивающегося баннера, но вам понадобится 5 дней, чтобы рассмотреть и принять решение о вариантах места проведения.

Ограниченный опыт проведения мероприятий

Если ваша команда уже планировала и организовывала мероприятия раньше, у вас есть внутренние возможности для этого. Есть 2 вопроса, на которые необходимо ответить, прежде чем принимать решение о сотрудничестве с агентством: хорошо ли справилась ваша команда и есть ли у них время, чтобы сделать это снова?

Кроме того, вы можете подумать, отличается ли ваше мероприятие от других.Если ваша команда организовала небольшие веб-семинары, и вы сейчас планируете конференцию, вы можете вернуться к предыдущему разделу, потому что, возможно, ваша команда нуждается в дополнении внешними результатами.

Ваша команда поработала хорошо? Как упоминалось ранее, ваши мероприятия являются маркетинговым инструментом, поэтому у вас будут некоторые цели, которые они помогут достичь, например, потенциальные клиенты для вашей группы продаж, узнаваемость бренда и / или новые доходы. Вот какие события отслеживают маркетологи:

Подробнее о ключевых показателях эффективности событийного маркетинга здесь

Проверьте внутренний документ пост-события, чтобы получить информацию от предыдущее событие, которое вы можете включить в следующую кампанию.

Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? Это зависит.

Если вы довольны результатами или чувствуете, что знаете, что можно сделать, чтобы улучшить результаты и что вы на правильном пути, вам, вероятно, не нужно работать с агентство мероприятий. Если ваше мероприятие не прошло хорошо, и вы не знаете, что произошло, вы можете просмотреть работая с консультант по стратегии, которую затем может реализовать ваша команда.

Консультантом также может быть агентство по организации мероприятий, которое рассматривает кампании и результатов предыдущего мероприятия и предлагает новую структуру, позиционирование, место проведения, время, маркетинговая стратегия, последующие действия после мероприятия и т. д., что обеспечит на этот раз лучшие результаты.

В качестве альтернативы, если вы определите область, где ваше предыдущее мероприятие могло бы быть лучше — , как неэффективная система регистрации, не самые интересные спикеры, не продано достаточно спонсорских пакетов, вас Вы можете получить помощь от агентства специально по тем направлениям, которые вам нужны. .

Есть ли у вашей команды достаточно времени и пропускной способности для запуска другого мероприятия? По количеству событий вы выполняете или какие-либо другие обязанности, которые может иметь ваша команда на мероприятии, это может быть Дело в том, что у вашей команды слишком много дел.

Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? да.

Выбираете ли вы ивент-агентство или фрилансеров в помощь с конкретными областями вашего планирования, вы должны попытаться дополнить свой внутренние возможности. Вы можете работать с обычным ивент-агентством или искать конкретные — например, агентства, которые занимаются наймом объектов, агентства, которые заботятся логистики, найма спикеров, лидогенерации для вашей команды продаж или маркетинг.

Когда?

В идеале, привлеките агентство, как только вы начнете планировать мероприятие.Вы также можете осознать на протяжении всей кампании, что у вас нет хорошего решения для области, и привлечь на этот момент агентство, но имейте в виду, что более короткие сроки выполнения уменьшат влияние, которое они могут оказать. Например, разработка новой системы регистрации после того, как половина посетителей уже зарегистрировалась, может быть сложной или даже невозможной. Еще одним вариантом может быть изменение способа регистрации на месте проведения мероприятия.

Как?

Сообщите агентству всю имеющуюся у вас информацию, включая результаты предыдущих аналогичных мероприятий.Убедитесь, что они понимают ваш рабочие процессы, предпочтения и ограничения, чтобы их можно было легко интегрировать с ними. Например, если вы набираете спикеров только со стороны клиента, если вы хотите иметь местные продукты питания, потому что вы хотите поддержать местной деловой среды или если вы отправляете информационные бюллетени только один раз в месяц, ваш агентство должно это знать.

Назначьте менеджера проекта, который будет контактным лицом для агентства, но представит всю вашу команду мероприятия и их индивидуальные обязанности.Четко объясните, над какими сроками вы работаете, договоритесь об ответственности (например, кто определяет место проведения, варианты питания, технологии проведения мероприятий, расходование маркетингового бюджета), когда и как часто вы даете обратную связь друг другу.

Большой опыт и специалист по внутренним событиям

У компаний, которые обычно проводят мероприятия, есть бюджет, (две) человеческие ресурсы и ноу-хау. Их календари часто устанавливаются заранее, поэтому они могут распределять ресурсы по мере необходимости.Конечно, здесь также происходят вещи, например, планируются новые мероприятия с более короткими сроками выполнения, чтобы воспользоваться рыночным контекстом, когда члены команды уезжают временно или навсегда.

Чаще всего, когда компании, которые проводят мероприятия, периодически осознают, что им нужны новые ресурсы, они нанимают их, но бывают случаи, когда они нужны только на короткий период времени или когда они все еще тестируют. Например, вы можете захотеть включить новую технологию событий в свое мероприятие, но до того, как выделенная техническая группа будет работать над этим внутри, вы можете использовать внешних поставщиков, чтобы получить фору.

Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? Может быть, но осторожно.

Если ваша команда перегружена работой и вы привлекаете агентство, чтобы помочь, убедитесь, что вы четко представляете это как временную помощь, чтобы снять нагрузку. Сотрудники могут защищаться, пытаясь получить помощь, если об этом не сообщается должным образом, чувствуя, что это означает, что у них не все в порядке, и они станут недоброжелателями, и отношения пострадают.

Также у агентств есть свои методы и приемы.Делать они синхронизируются с тем, что вы делаете? Достаточно ли гибкое агентство, чтобы приспособиться к тому, что вы используете, или вы достаточно гибки, чтобы позволить им попробовать новые вещи?

Затем, чтобы правильно оценить эффективность агентства, вам нужно отделить вашу внутреннюю кампанию от кампании агентства, чтобы понять, как вы разделяете цели. Будет ли агентство работать исключительно на одном мероприятии, а ваша команда — на других? Будут ли они сосредоточены только на одной части, например, на найме заведения или рекламе PPC для всех мероприятий? Будет ли агентство активировать новые сегменты рынка, которые ваша команда сейчас не задействует? Будут ли они использовать разные целевые страницы и потоки регистрации?

Судя по ответам на вышеперечисленные вопросы, иногда найм фрилансера или подрядчика может работать лучше, поскольку они обычно лучше координируются с вашей внутренней командой. Если вы выбираете агентство, проверьте, выполнялись ли они схожими проектами и какие результаты у них были. Как они обеспечили интеграцию с командой мероприятия? Как они поддерживали тот же уровень качества, что и компания-организатор?

Когда?

На самом деле это происходит, когда команда уже перегружена и, вероятно, отстает от работы, потому что не успевает за ней. Это означает, что агентство потенциально может быстро решить проблему. Вам нужно будет понять, с какими сроками выполнения они могут работать и какие ресурсы они могут выделить для вашего проекта .

В идеале вы должны планировать заранее и наметить рабочую нагрузку для каждый отдел. Попросите руководителей вашего отдела понять, могут ли они справиться рабочая нагрузка или могут ли они воспользоваться дополнительной помощью.

Как?

После того, как вы определились с тем, чем агентство может помочь, вы вместе с ним и командой / отделом решите, как это сделать. Ваша цель — обеспечить беспроблемную, простую интеграцию с вашей компанией и минимизировать трение. Кроме того, поскольку вы будете работать с агентством, которое дополняет ваши текущие усилия, вам сначала нужно четко указать на вопросы конфиденциальности.

Определите свои ключевые показатели эффективности и способ их отслеживания, чтобы они не пересекаются с усилиями вашей внутренней команды. Установите обязанности и кто берет на себя окончательное решение по различным аспектам — есть ли у них установленный бюджет и нужно ли работать над этим, как бы они ни решили, или им нужно согласовывать каждую часть с вами? Вы даете им бриф, и они его доставляют, или вы проверяете прогресс на еженедельной / ежемесячной основе?

Для ваших клиентов, будь то участники мероприятия или спонсоры, это не имеет значения, кто организует мероприятие, главное, чтобы у них был опыт работы с вами. бренд остается прежним, поэтому агентство, с которым вы работаете, должно соответствовать вашим стандартам качество, тон голоса и используйте свои дизайнерские ресурсы так же, как вы это делаете сами.

Независимо от того, решите ли вы работать с агентством по организации мероприятий или нет, работа над ним будет продолжаться, поэтому будьте готовы учиться и адаптироваться на ходу. Есть ли у вас успешные (или менее успешные) истории работы с event-компаниями? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Получите следующее видео и / или статью в свой почтовый ящик. Подпишитесь на рассылку новостей:

Об авторе:

Я Ралука Апостол, основатель и директор по работе с клиентами в eMarketing Stars, и за последние 9 лет я провел более 60 мероприятий с числом участников от 100 до 13 000, в малых и больших командах, в B2B и B2C, на 3 континентах и ​​в других странах. помог получить доход до 4 000 000 фунтов стерлингов.

Я увлечен мероприятиями, лидогенерацией и монетизацией. Если вы хотите связаться, вы можете найти меня в LinkedIn здесь.

Полный каталог ведущих событийных агентств на 2022 год

Маркетинг rEvolution	Чикаго, Иллинойс,	rEvolution — это уникальный коллектив экспертов по маркетингу, созданный для того, чтобы побудить бренды использовать спорт в качестве инструмента. средства для успешного достижения бизнес-целей. Чтобы ориентироваться в спортивном маркетинге, нужны опытные инсайдеры, такие как сотрудники rEvolution, которые говорят на этом языке и делают все возможное.Среди известных клиентов компании Continental Tire, Goose Island, Louis Vuitton и Northwestern Mutual.
Riddle & Bloom	Бостон, Массачусетс	Riddle & Bloom имеет непревзойденный доступ к страстям и умах самых загадочных и труднопреодолимых потребителей в истории маркетинга. Они используют поведенческие идеи, эксклюзивные партнерские отношения и маркетинговый опыт для построения конструктивных отношений с потребителями из поколения Z и миллениалов.
События правой руки	Сан-Диего, Калифорния	События правой руки — это комплексное решение для стратегического управления событиями в реальном времени, виртуальных и гибридных мероприятиях. Их руководящий принцип — доказывать исключительное качество обслуживания клиентов с помощью решений, включая живые мероприятия, виртуальные мероприятия, гибридные мероприятия и логистику проекта. Среди известных клиентов: petco, ThermoFisher, Kaiser Permanente и United Way.
Riverview Systems Group, INC.	Milpitas, CA	Основанная в 1987 году, Riverview Systems Group осталась верной своей цели — предоставить компаниям все необходимое для успешного проведения интересных и инновационных мероприятий. Их опыт охватывает широкий спектр отраслей от высоких технологий до биотехнологий, розничной торговли, спортивной одежды, образования и других. Riverview способствует долгосрочным отношениям с клиентами, работая рука об руку, доставляя сообщения клиентам творчески, динамично и убедительно.
RUBIK	New York, NY	Rubik — агентство интегрированного маркетинга, которое стремится к конструктивным партнерским отношениям. Они считают, что незабываемые живые и цифровые впечатления — ключ к соединению брендов с их аудиторией. Среди известных клиентов — 20th Century Fox, ABC, HBO, Indiegogo и Unilever.
Sequence Events	Нью-Йорк	Sequence Events — отмеченное наградами агентство по организации мероприятий, специализирующееся на производстве, стратегическом планировании и дизайне.Основанная в 2011 году и проводящаяся по всему миру, Sequence работает с мировыми брендами и известными некоммерческими организациями в личных, виртуальных и гибридных мероприятиях. В число клиентов агентства входят TikTok, PagerDuty, The Wharton School и Американский Красный Крест и многие другие.
SET Creative	New York, NY	SET Creative — глобальное креативное агентство, состоящее из дизайнеров, архитекторов и стратегов, стремящихся наладить тесные связи между брендом и аудиторией посредством концептуального подхода. переживания, прежде всего в физической сфере.Известные клиенты: Arc’teryx, BMW, Google, Nike и Sprite.
SH Worldwide	Сиэтл, Вашингтон	За более чем 40 лет SHW заработала репутацию лучшего в своем классе поставщика творческих, эффективных встреч и мероприятий для ведущих мировых компаний. организации. Отличающаяся исключительным талантом, глубокими отраслевыми связями, смелым творчеством и опытом управления проектами мирового уровня, SHW неизменно обеспечивает успешные бизнес-результаты для клиентов.Среди известных клиентов — Amazon, Delta и Nike.
Sky Events Management	New York, NY	Sky Events Management — это агентство с полным спектром услуг по поиску и организации мероприятий, которое будет работать вместе с вашей командой, помогая вдохновлять и доставлять незабываемые впечатления. Их участие может варьироваться от простого выбора места для отеля до полного планирования мероприятий и встреч. Известные клиенты включают Yahoo, HEINEKEN, Pinterest, Time Inc и webMD.
Solomon & Associates Event Management	Glastonbury, CT	Высококачественные, экономичные, профессиональные мероприятия и производственная команда, на которую можно положиться, лучше всего описывает работу Solomon & Associates Event Management . Команда S&A координировала все виды функций, от крупномасштабных (более 1500 человек) международных многодневных конференций в Канаде, Франции, Швейцарии и Нидерландах до 40 роуд-шоу по всей территории США.S в течение трех месяцев для фармацевтической компании. Среди известных клиентов — Insurity, ABB, Aetna, Pratt & Whitney и JDRF.
Sparks	Philadelphia, PA	Sparks — это глобальное агентство по изучению брендов, которое направляет бренд на протяжении всего процесса мероприятия от начальной стратегии до измерения успеха впоследствии. Среди известных клиентов — Anheuser-Busch, Google, LEGO, Peleton и Waze.
Special D Events	Detroit, MI	Special D Events стремится стать ведущим поставщиком услуг по планированию встреч / мероприятий для среднего и крупного бизнеса и некоммерческих организаций по всей стране, уделяя особое внимание тройная нижняя строка.Среди известных клиентов — People, Planet и Profit. Plex, W. K. Kellogg, BEDA, (PIUG) и MAC.
Special Event Company NC	Apex, NC	С 1987 года компания Special Event Company гордится тем, что организует отмеченные наградами мероприятия в Соединенных Штатах и ​​во всем мире. Компания обеспечивает стратегическое планирование мероприятий и творческое проведение встреч и мероприятий для различных отраслей, включая технологические, фармацевтические, некоммерческие, спортивные и другие.Среди известных клиентов — BASF, First Citizens Bank, SAS, Pepsi и CEO FORUM.
Sport Dimensions	Энглвуд, CO	Sport Dimensions — это компактное, мощное агентство, которое представляет спонсоров для использования автоспорта путем продвижения своих брендов, технологий, продуктов и услуг. Сосредоточившись на активизации спонсорства и создании бренда, а не на продаже новой недвижимости, они получают энергию от связи увлечения спортом с ростом вашего бренда.
Staging Solutions	Хьюстон, Техас	Работая с такими мировыми брендами, как HP, Coca Cola и NFL, Staging Solutions создает опыт, который приносит пользу брендам и привлекает их аудиторию. Будь то мероприятие в прямом эфире, презентация, медиа-контент или творческая стратегия, то, что они делают, создает связи между клиентами и их аудиторией.
SUPERFLY	Нью-Йорк, NY	Superfly — это опытная компания, одержимая активизацией и расширением сообществ вокруг общих страстей и незабываемых моментов.Помимо проведения фестиваля музыки и искусства Боннару и фестиваля музыки и искусства за пределами страны, компания разрабатывает кампании, рекламные акции и маркетинговые платформы для крупных брендов. Среди известных клиентов — Bose, Citi, Disney, Intel и Viacom.
SWITCH	Saint Louis, MO	SWITCH — это агентство, которое создает, производит и активирует незабываемые виртуальные, гибридные и живые впечатления, которые могут двигать людей и заставлять их двигаться. Среди известных клиентов — 5-Hour Energy, Ascension Health, Bosch, Hershey и Primerica.
Synergy	Neptune, NJ	Synergy создает и воплощает идеи, которые объединяют бренды, потребителей и жизнь. Компания предлагает яркие моменты, которые уникальным образом выражают обещание бренда, одновременно взаимодействуя со своими целевыми потребителями в нужном месте, в нужное время и непосредственно там, где они живут, работают и отдыхают. Среди известных клиентов — Hackensack Meridian Health, Johnson & Johnson, Reebok, Taylor Strategy и Weber Shandwick.
Talking Tree Creative	Вашингтон, округ Колумбия	TalkingTree Creative — отмеченная наградами компания по организации мероприятий со штаб-квартирой в регионе Балтимор-Вашингтон, обслуживающая международную клиентскую базу. Среди их клиентов — корпорации, некоммерческие организации, ассоциации и государственные учреждения, такие как BAE Systems, Hughes, KPMG и другие.
TEAM Enterprises	Fort Lauderdale, FL	TEAM Enterprises — это многопрофильная и предприимчивая творческая группа с глубоким опытом работы с брендами в сферах стратегии, искусства и дизайна, интегрированного производства и национального производства. Управление событиями.Среди известных клиентов Bacardi, Lavazza, MillerCoors, Sprint, Volkswagen
B2Group	Лас-Вегас, NV	B2Group — национальное агентство живых и виртуальных мероприятий, предоставляющее готовые технологии производства и шоу. , креативные услуги и видеопроизводство. Специализируется на проведении масштабных корпоративных мероприятий, национальных конференций и церемоний награждения.
The Buzz Lab	Лос-Анджелес, Калифорния	Buzz Lab специализируется на оказании помощи крупным компаниям в использовании видео и прямых трансляций для создания значимого взаимодействия с брендом, которое приводит к результатам. Работа с такими брендами, как Paypal, Pwc и eBay. Buzz Lab превращает сложные технологии в то, что ваша мама может понять, рассказывая истории быстро, стильно и с доверием!
глобальная команда по организации мероприятий	Орландо, Флорида	Глобальная команда по организации мероприятий — это комплексная компания по организации встреч и мероприятий, а также компания по управлению направлениями, которая производит и управляет мероприятиями по всему миру. С акцентом на творчество и организацию GET обладает опытом и гибкостью, чтобы сделать ваше следующее мероприятие успешным.
The Marketing Arm	Dallas, TX	The Marketing Arm — динамичное креативное агентство для более чем 100 брендов. Они предлагают полный набор основных услуг, включая стратегию и реализацию в спорте и развлечениях, опыте, закупках знаменитостей и влиятельных лиц, цифровых и социальных сетях, покупателях и продвижении, а также производстве контента. Среди известных клиентов — AT&T, Hilton, Nissan и State Farm.
The Markham Group	Вашингтон, Д.C.	Маркхэм первым прибудет и последним уйдет. Он проработает каждую деталь, проверит каждый свет и протестирует каждый микрофон. Они фиксаторы, деятели и планировщики, которые ожидают неожиданного, требуют совершенства и переживают за мелочи. Все, чтобы тебе не пришлось. Услуги включают в себя: управление производством, крауд-билдинг и логистику, безопасность и многое другое.
Michael Alan Group	New York, NY	Michael Alan Group — это маркетинговое агентство с полным спектром услуг.Они гордятся тем, что находят новые захватывающие форматы для связи брендов со своей целевой аудиторией. Запуск продукта, цифровая интеграция и национальные туры — вот лишь некоторые из этих способов.
The Taylor Group	Торонто, Канада	Taylor — отмеченное наградами агентство, специализирующееся на создании виртуальных, гибридных и живых брендов. Известные клиенты включают Intel, Lexus и LG.
The Visionary Group	New York, NY	Visionary Group была основана с единственной целью — помочь оживить бренды, объединяя потребителей с брендом на эмоциональной, интеллектуальной и эмоциональной основе. физический уровень.Группа занимается креативным дизайном, экспериментальным маркетингом и организацией мероприятий. Известные клиенты включают CBSi, Google, Netflix и Playboy.
TideSmart Experiential (ранее EMG3)	Falmouth, ME	С 2003 года TideSmart сосредоточился на создании и управлении опытом для своих клиентов. Их отмеченное наградами агентство привносит инновации в оздоровление, инсайты и активизацию. От магазинов до ресторанов, от штаб-квартир до больниц, от специальных мероприятий до спортивных арен — они присутствуют везде, где собираются люди.
Tigris Events	Торонто, Канада	Основанное в 2004 году агентство Tigris, получившее 16 раз награды, специализируется на динамичном персонале, продвижении, маркетинге и мероприятиях. Они стремятся создать ассоциацию, которая актуальна и значима для ваших клиентов, а также донести ваши ключевые сообщения с целью долгосрочной лояльности к вашему бренду.
Touch Worldwide	Сиэтл, Вашингтон	Touch Worldwide — это ваша команда творческих коммуникаций.Они понимают, что создание этих человеческих связей так же важно, как и предоставление четкой стратегии и целевого творческого содержания. Среди известных клиентов — Фонд Билла и Мелинды Гейтс, Microsoft, Moët Hennessy USA, Starbucks и Ubisoft.
Track Marketing Group	New York, NY	Track Marketing — это агентство экспериментального маркетинга с полным спектром услуг, которое специализируется на создании, производстве и продвижении интегрированных программ, основанных на событиях.Среди известных клиентов — Lipton, New Balance, PepsiCo, TuneIn и Twitter.
Товарный знак	Сан-Франциско, Калифорния	Trademark Events был основан Эль Чан и Джоном Форстом, выпускниками компании Lucasfilm’s Industrial Light + Magic. Они считают, что высокий процент повторных заказов является результатом нашей решимости привнести творческий подход в каждую деталь мероприятия. Когда проектная логистика чрезвычайно сложна, к нам обращаются именно они.
Trinity 3 Agency	New York, NY	Trinity 3 Agency — международное агентство креативного маркетинга, менеджмента и проведения экспериментальных мероприятий, которое расширяет границы традиционного мышления. Они овладели искусством стратегии установления связей, поддерживаемой их огромной сетью крупных звукозаписывающих лейблов, музыкальных исполнителей, профессиональных спортсменов и влиятельных фигур, что в конечном итоге сформировало мир и изменило определение поп-культуры в том виде, в каком мы ее знаем.
United Entertainment Group	New York, NY	UEG — глобальное агентство развлечений, спорта и стиля жизни. Они создают революционный маркетинг с помощью людей, собственности и платформ, которые формируют культуру. Известные клиенты включают The Home Depot, KFC и The North Face.
VMLY & R	New York, NY	Geometry объединила усилия с VMLY & R, чтобы стать самой всеобъемлющей глобальной компанией в области творческой коммерции.Агентства WPP Geometry и VMLY & R объединят свои соответствующие коммерческие возможности, чтобы предоставить клиентам лучший в мире опыт и доставку в период беспрецедентного глобального роста электронной коммерции.
VOLO Events Agency	Atlanta, GA	VOLO Events Agency — ведущий производитель живых мероприятий и экспериментального маркетинга для мировых брендов. VOLO привносит десятилетия понимания, опыта и успеха в производство мероприятий в прямом эфире и интегрированные экспериментальные маркетинговые кампании для компаний из списка Fortune Global 1000.
Вассерман	Лос-Анджелес, Калифорния	Вассерман предоставляет внутренние ресурсы по брендингу, маркетингу, креативному дизайну, лицензированию, PR и юридическим вопросам для тысяч спортсменов, вещателей, тренеров и влиятельных лиц в социальных сетях вокруг света. Среди известных клиентов — Anheuser-Busch, Bacardi Group, NBA, Samsung и Олимпийский комитет США.
We Are BMF	New York, NY	We Are BMF — это коллектив инженеров по культуре со штаб-квартирой в Нью-Йорке, владеющих мировым рынком и выступающих в качестве агентства экспериментального маркетинга с полным спектром услуг. для дизайна и производства мероприятий, бренд-маркетинга, спонсоров и т. д.Известные клиенты включают Dell, Marriott, Revlon и MasterCard.
Wieden & Kennedy	Portland, OR	Wieden + Kennedy — это независимое глобальное рекламное агентство, ориентированное на творчество, которое создает прочные и провокационные отношения между компаниями и их клиентами.
XD Agency	Атланта, Джорджия	XD Agency — агентство стратегических коммуникаций, ориентированное на дизайн опыта.Они создают преобразующую ценность бизнеса для наших клиентов благодаря эмоциональному и реальному иммерсивному опыту. Известные клиенты: Adidas, Nintendo и Samsung.

Чем занимается организатор мероприятий?

Первое, что должен знать каждый, кто думает о такой карьере, — это то, что планирование мероприятий постоянно входит в десятку самых стрессовых профессий. В то время как профессия может включать в себя путешествия по интересным направлениям и возможность остановиться в дорогих отелях и пообедать в эксклюзивных ресторанах, работа сопряжена с жесткими сроками и напряженными ситуациями, требующими быстрого мышления и решения.

Для организаторов мероприятий нет ничего необычного в том, что их просят создать спокойствие среди потенциального хаоса и непоколебимо вести себя так, как будто хаос никогда и не возможен. Чтобы добиться успеха — фактически, чтобы выжить — в полевых условиях эта способность для самообладания и устранения неполадок является обязательной. Это, конечно, не единственный ключевой навык, которым обладают компетентные организаторы мероприятий. Эта роль также требует всех следующих навыков:

Организационные навыки
Логистика встреч, транспортировки, мероприятий и других аспектов мероприятий требует исключительных организационных навыков.

Креативность
Придумывание вдохновляющих идей и решений — в консультации с подходящими поставщиками, такими как поставщики аудио-видео, компании по управлению туристическими направлениями, а также поставщики мебели и цветов — требует творческой чуткости.

Навыки тайм-менеджмента
Организаторы мероприятий должны уметь расставлять приоритеты и менять приоритеты множественных обязанностей на длительные периоды времени. Работа с соблюдением сроков,

Способность к управлению командой и построению отношений
Координация персонала, приглашенных докладчиков, артистов и посетителей мероприятий является неотъемлемой частью работы.

Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
Организаторы мероприятий обеспечивают связь между несколькими сторонами, от клиентов до мест проведения мероприятий и местных поставщиков. Это означает, что они должны уметь реагировать на самые разные запросы и потребности.

Внимание к деталям
Равномерное планирование — это детальное планирование. Выявление потенциальных проблем или проблем до их возникновения — важная часть работы организатора мероприятий.

Деловая хватка
Планирование мероприятий включает в себя сбор предложений от мест проведения мероприятий, обеспечение качества продуктов и услуг, ведение переговоров и проверку контрактов на обслуживание, проверку счетов на мероприятия, утверждение платежей и другие связанные с этим задачи.

Компьютерная грамотность
Свободное владение программным обеспечением для управления проектами, электронными таблицами и базами данных очень важно для организаторов мероприятий.

Готовность путешествовать
Многие события происходят вдали от родного города планировщика. Кроме того, важная часть работы — это поиск мест и встречи с поставщиками. Следовательно, необходимость путешествовать не подлежит обсуждению.

Гибкость
При планировании мероприятий изменения относительно постоянны.Задержка рейсов означает задержку участников. Клиент меняет свое мнение на месте. Погода требует, чтобы мероприятие на открытом воздухе было перенесено в закрытое помещение. На определенном уровне задача организатора мероприятий — предвидеть непредвиденное и быть готовым с ним справиться.

В заключение, если вы ищете работу с 9 до 5, планирование мероприятий не для вас. Частью задания может быть 18-часовой рабочий день (как в дни, предшествующие мероприятию, так и во время самого мероприятия), падение в постель в 2 часа ночи после надзора за ужином с наградами или подъем в 5:00 утра.м. чтобы помочь организовать конференцию или выставку.

Эта карьера предназначена для людей, которые готовы работать без устали. И хотя организаторы мероприятий могут путешествовать по всему миру, они знают, что иногда единственные достопримечательности, которые они увидят, будут внутри отеля. В конце концов, их ответственность состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную передачу событий для других в соответствии с видением и целями своих клиентов.

Что такое управление событиями?

Во всех сферах бизнеса есть некоторые термины, определение которых вы никогда не знаете.Однако, когда дело доходит до управления событиями, дать определение легко. По сути, управление событиями — это процесс планирования мероприятия. Это мероприятие любого типа, будь то личное, виртуальное или гибридное. Это синоним планирования мероприятий и встреч. Как и в случае с другими терминами, объем каждого проекта и его мельчайшие детали различаются в зависимости от отрасли, размера компании и т. Д. Итак, что такое управление событиями?

Event Management — это планирование мероприятий

Планирование мероприятий носит много разных названий.Некоторых организаторов мероприятий называют помощниками по административным вопросам, некоторых — координаторами мероприятий, а других — технологами мероприятий. Что общего у всех этих названий? Люди принимают участие в планировании мероприятия. Независимо от того, являются ли события внутренними или внешними, большими или маленькими, личными или виртуальными, все они должны быть спланированы.

Виртуальное управление событиями

В сегодняшней новой среде нам пришлось научиться управлять не только личными мероприятиями, но и виртуальными программами.Управление виртуальным событием требует тех же шагов, что и управление вашим личным мероприятием, но с дополнительной проблемой, заключающейся в том, чтобы ваш контент был вдвое увлекательнее. В то время как личные мероприятия имеют дополнительный бонус в виде путешествий, общения и бесплатного питания, виртуальное мероприятие в значительной степени зависит от своего контента, чтобы удержать участников. Управляя виртуальным мероприятием, убедитесь, что ваши докладчики готовы представить свой контент виртуально, а ваш контент интересен и лаконичен.

Гибридное управление событиями

По мере того, как отрасль начинает привыкать к виртуальным мероприятиям, мы наблюдаем появление нового типа событий, который становится популярным вариантом: гибридные мероприятия.Гибридные мероприятия представляют собой сочетание виртуальных и личных мероприятий. Он предлагает все преимущества обоих, но также имеет уникальный набор проблем. При проведении гибридного мероприятия вы управляете двумя аудиториями — виртуальной и личной — и должны решить, какой контент и программирование мероприятия будут доступны для каждой аудитории. Если вы управляете гибридным событием, убедитесь, что вы рассматриваете событие со всех сторон при построении стратегии гибридного события.

Различные аспекты управления событиями

Создание идеального события

Запускается просто.Тема. План. Цель. У вашего мероприятия с самого начала есть цель, которая будет стимулировать контент, спикеров и место проведения. Теперь пора настроить основы. Вы должны создать фирменный веб-сайт мероприятия, который будет привлекать посетителей на ваше мероприятие. В настоящее время создать красиво оформленный веб-сайт проще, чем когда-либо, просто поняв основы работы с веб-сайтом для мероприятий. Затем вам понадобится безопасная обработка платежей, чтобы участники могли легко оплачивать мероприятия.

Продвижение по каналам с автоматизацией

Если о вашем мероприятии никто не знает, как они зарегистрируются? Вот почему так важно продвижение по службе.Ознакомьтесь с лучшими способами продвижения вашего мероприятия для вдохновения. Целевой электронный маркетинг — отличный способ продвигать ваши мероприятия, когда у вас обширная база данных. Другие способы продвижения? Социальные сети продолжают оставаться одним из лучших бесплатных рекламных каналов.

Управление информацией и коммуникациями для посетителей

Цель мероприятия — всегда устанавливать связи. Управление мероприятиями — это не только выбор постельного белья или подходящего поставщика виртуальных технологий, но и управление контактами, насколько это возможно.Во время мероприятия вы соберете потенциальных клиентов, которые пойдут на продажи. Эти зацепки будут иметь решающее значение, когда дело доходит до подтверждения рентабельности инвестиций в мероприятие.

Измерение вашего успеха для подтверждения рентабельности инвестиций в мероприятие

Управление событиями не заканчивается, когда заканчивается событие. В течение всего мероприятия важно доказать успех и определить области, в которых можно улучшить. Данные, полученные в процессе, помогут вам в этом. Опрос в прямом эфире — отличный способ узнать, что участники думают о мероприятии.

Для этого есть технологии

Event Management — это объединение невероятного опыта, облегчение связей, добавление потенциальных клиентов в воронку продаж и доказательство успеха.Это сложная работа, которая включает в себя вращение бесконечного количества тарелок и круглосуточную работу, чтобы создать незабываемый момент для посетителей. И это можно сделать немного проще, используя преимущества технологий, особенно когда вы планируете виртуальное или гибридное мероприятие. Хотя многие планировщики полагаются на стикеры и таблицы, существуют технологии, которые сэкономят часы и выведут события на новый уровень. Узнайте, какие технологии для мероприятий могут помочь вам добиться успеха в разделе «Как выбрать правильную технологию управления мероприятиями».

Как запустить службу планирования мероприятий

Мнения, выраженные предпринимателями участников, являются их собственными.

Примечание редактора: эта статья была взята из статьи Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

Shutterstock

Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год.Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management . «Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддерживать и поддерживать ваши усилия», — говорит Голдблатт. «Если вы работаете в области специальных мероприятий, есть много направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям.«

Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов. Однако его последние исследования показывают, что размер прибыли может Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, в том числе улучшением экономики и тенденцией корпоративной Америки передавать на аутсорсинг свои функции по планированию встреч. начал без больших денег.

По теме: Как начать бизнес без (почти) денег

Что такое планирование мероприятий?

Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?

Перво-наперво. Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:

• Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
• Образование (конференции, встречи, выпускные)
• Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод ).

  Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:

  • Проведение исследования
  • Создание дизайна мероприятия
  • Поиск места
  • Организация еды, декора и развлечений
  • Планирование транспортировки до и от мероприятие
  • Отправка приглашений участникам
  • Организация любых необходимых условий для участников
  • Координация действий персонала мероприятия
  • Контроль на месте
  • Проведение оценки мероприятия

  Сколько из этих мероприятий будет выполнять ваш бизнес. зависят от размера и типа конкретного мероприятия, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.

  Почему люди нанимают организаторов мероприятий?

  На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым мероприятиям должное внимание.

  Кто становится организатором мероприятий?

  Планировщики — это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта особых мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все мероприятия, но, кроме того, могут предоставлять для этих событий одну или несколько услуг.

  Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решиться начать бизнес для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.

  Получение сертификата

  Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).

  Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при приеме на работу планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти специалисты по планированию — профессионалы.

  Целевой рынок

  Корпоративный рынок

  Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.

  Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и встречи для сотрудников, членов правления или акционеров. Для подобных мероприятий существует огромный рынок. Согласно исследованию экономической значимости Совета индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных / деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.

  Социальный рынок

  Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и т. Д.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.

  Ожидается, что рынок общественных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. У этой группы есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.

  Затраты на запуск

  Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисное помещение.Это также будет в меньшей степени зависеть от вашего вкуса и образа жизни.

  Имейте в виду, что, работая на дому, вы сможете снизить свои расходы, но вы не сможете начать любой бизнес, кроме самого маленького, по планированию мероприятий при ограниченных средствах.

  На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает на полную ставку младшего планировщика и помощника по бухгалтерскому учету, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать доход из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска указаны предварительные затраты для предприятий.

  Оборудование 31 100 долл. США

  Затраты на запуск

  Низкие

  Высокие

  Аренда

  $ 0

  $ 2,300

  $ 0

  $ 2,300

  $

  $

  500 долларов США

  Лицензии и налоги

  250 долларов США

  350 долларов США

  Связь

  100 долларов США

  250 долларов США

  долларов США

  Юридические сборы и бухгалтерский учет

  650 долларов США

  1,500 долларов США

  Страхование (1-й квартал)

  800 долларов США

  1,700 долларов США

  долларов США

  Операции

  Лишь немногие организаторы мероприятий, если таковые имеются, работают с 9 до 5.По своей природе планирование мероприятий обычно включает вечера, выходные, праздники, а иногда и определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, зависит от выбранной вами специализации.

  Как правило, общественные мероприятия включают больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, координируя и контролируя мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.

  Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:

  • Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) — это сделать уроки. Для крупных мероприятий исследование может означать обеспечение спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, вместо этого исследование может означать выяснение всего, что вы можете о поставщиках и поставщиках.Исследование также может означать беседу с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете читать по вопросам обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.

  Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом может быть не тем, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента может поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.

  • Дизайн. Ваше творчество наиболее активно проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задали на этапе исследования.Эти ответы, особенно касающиеся бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
  • Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения отнимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
  • Организация. На этом этапе, требующем принятия серьезных решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о большем количестве деталей, чем вы можете представить. Ты будешь разговаривать по телефону, пока у тебя не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от его имени), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Наличие назначенного лица помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.

  В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Основные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.

  • Координация. После того, как вы составили первоначальные планы, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель — убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, чего от них ждут и когда. Время прибытия поставщика должно быть указано в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
  • Оценка. Очевидный и, в некотором смысле, самый важный критерий успеха мероприятия — это удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.

  Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, таких как поставщик или бармен; или опросите гостей на мероприятии или после него.

  Доходы и счета

  Целью ценообразования услуги является наценка ваших трудовых и материальных затрат, достаточная для покрытия накладных расходов и получения приемлемой прибыли.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу из-за того, что неосознанно установили слишком низкую цену на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:

  • Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают плату за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода для получения прибыли.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги плюс плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность — фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие является крупным, и корпорация хочет получить цифру «не превышать».
  • Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, цены в регионах страны с четко определенными сезонами и межсезоньями частично зависят от сезона, в котором они проживают.
  • Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работу в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги по планированию, пока вы набираетесь опыта.

  Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним показателем.

  Маркетинг и ресурсы

  Печатная реклама охватывает широкий диапазон: от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет хороший бизнес-смысл.Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).

  Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете более крупное рекламное место, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие средства для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.

  Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».

  Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, чьи услуги могут вам понадобиться при планировании мероприятий.

  Хотя налаживание контактов и молва являются наиболее распространенными отраслевыми стратегиями привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлечь клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.

  Ресурсы

  Ассоциации

  Журналы и публикации

  Книги

  Образовательные возможности

  Базовое программное обеспечение для планирования мероприятий

  Существуют сотни различных типов недорогих мероприятий пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конгрессами и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до нескольких тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам нужно будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится. Ознакомьтесь с Capterra, чтобы получить полную информацию о лучших программных продуктах для управления событиями, таких как Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix и многих других.

  Как выбрать хорошее event-агентство

  Любой профессионал, занимающийся организацией мероприятий, понимает необходимость оптимизации логистики планирования. Это не всегда легко, особенно если вы хотите добиться высоких результатов и получить незабываемые впечатления для посетителей.

  Давайте будем честными: планирование мероприятия может быть болезненным, и уровень боли резко возрастает, если у вас нет опыта управления мероприятиями. Ну так что ты делаешь? К счастью, у вас есть возможность выбрать между планированием мероприятия собственными силами (ой!) Или наймом агентства.

  Вам может не понравиться идея нанять стороннее агентство, чтобы помочь с вашим мероприятием. Стороннее агентство никогда не узнает вашу компанию лучше, чем вы и ваша команда. Как люди из другой компании могут успешно организовать ваше мероприятие, если они ничего не знают о вашем бренде?

  Не беспокойтесь — простой инструктаж во время вводной встречи может решить эту проблему.

  Кроме того, как предполагает предприниматель Кевин Ван дер Стратен: «Ивент-агентства имеют объективное представление о вашей компании и, следовательно, могут лучше использовать ваши сильные стороны и минимизировать ваши слабые. страдают от избирательной слепоты в отношении последних! Кроме того, агентство является идеальным спарринг-партнером и звуковой доской для обмена и развития новых идей ».

  Наем агентства по организации мероприятий, которое сделает за вас тяжелую работу, может оказаться лучшим решением, которое вы когда-либо могли принять.Однако найти человека, которому вы доверяете для планирования вашего мероприятия, может быть непросто. Если вы не знаете бренд по рекомендациям, у вас нет другого выбора, кроме как выбрать случайное агентство и надеяться, что все получится.

  Но даже без рекомендаций есть несколько способов найти действительно хорошее ивент-агентство. Вот как это сделать:

  # 1. Выберите ивент-агентство, которое щедро и творчески подходит к своему контенту.

  Хороший способ оценить уровень компетентности ивент-агентства — проанализировать, как оно продвигает себя в Интернете.Очевидно, агентство может просто использовать Google AdWords или баннеры, но достаточно ли этого?

  Сильные бренды используют маркетинг, чтобы повысить ценность своих потенциальных клиентов и клиентов, то есть они не будут просто «продвигать» свои услуги, а вместо этого фактически делятся своим опытом в Интернете. Проверяйте веб-сайты различных агентств и каналы социальных сетей на предмет оригинального содержания. Используют ли они свои ресурсы для создания интересных сообщений в блогах или видео? Пытаются ли они быть полезными и приносить реальную пользу?

  Если вы найдете ивент-агентство, которое вкладывает время и смысл в свою стратегию контент-маркетинга, скорее всего, вы нашли действительно профессиональную команду, которая знает, как идти в ногу с меняющимися требованиями рынка.

  № 2. Проанализируйте свое первое взаимодействие с представителями агентства

  Иногда первые красные флажки могут появиться сразу же. Представители агентства могут быть не очень отзывчивыми, вести себя недружелюбно, не понимать ваших потребностей или небрежно рассылать электронные письма с ограниченным сроком действия.

  Если это произойдет, не сразу же списывайте агентство — сначала спросите себя, предоставили ли вы всю необходимую информацию о своем мероприятии и достаточно ли четко заявили о своих потребностях.Если вы чувствуете, что были, то продолжите поиск другого агентства по организации мероприятий. Вы же не хотите работать с токсичной или непрофессиональной организацией.

  № 3. Обратите внимание на то, как работает агентство.

  Перед подписанием контракта с агентством по организации мероприятий убедитесь, что вы понимаете его рабочий процесс. Каков его протокол планирования? Чего от тебя ждут? Что покрывает агентство? В чем особый подход к логистике?

  Ответы на эти вопросы дадут вам четкое представление о том, совместимо ли агентство по организации мероприятий с вашей компанией и разделяете ли вы те же рабочие ценности.

  № 4. Обратите внимание, как команда реагирует на ваши потребности.

  В мире событий реакция и скорость — все. Очевидно, не стоит ожидать ответов на свои электронные письма через пять минут после их отправки. Однако вы сможете оценить ивент-агентство в зависимости от того, насколько активны его участники.

  Планирование мероприятия непредсказуемо, поэтому никогда не знаешь, когда придется что-то менять. Хорошее ивент-агентство всегда будет быстро следить за изменениями и все обновлять.

  № 5. Начните с небольшого и менее дорогостоящего проекта.

  Не всегда легко понять, действительно ли агентство по организации мероприятий хорошее или нет. Если у вас есть сомнения, попробуйте привлечь их услуги для более мелкого проекта.

  Например, если вы ожидаете большую конференцию в следующем году, в этом году вы можете попробовать нанять агентство для менее требовательного и безопасного проекта, такого как планирование завтрака для руководителей или небольшой корпоративной встречи. .Это позволит вам увидеть, как работает команда агентства и ее способность добиваться высоких результатов.

  № 6. Читайте обзоры на eventplanner.net

  И, конечно же, читайте обзоры событийных агентств на нашем сайте. Вашего агентства еще нет в списке? Получите свою бизнес-страницу прямо сейчас!

  Итоги

  Выбор эффективного агентства для вашего мероприятия может занять некоторое время, поэтому обязательно узнайте свои потребности и начните поиск агентства задолго до того, как вам нужно будет планировать свое мероприятие .Не торопитесь и тщательно изучите как можно больше агентств. Участвуйте в исследовательских встречах с ними. Проанализируйте их реакцию и рабочий протокол и только потом принимайте решение.

  Подробнее по этой теме и множество других советов по организации мероприятий можно найти в книге СОБЫТИЯ.

  Заказать сейчас

  Управление событиями — GPJ

  Полный набор услуг

  Различные компании предлагают услуги по организации мероприятий.От организаторов свадеб до агентств, которые проводят небольшие встречи, до глобальных организаций, таких как GPJ, которые предлагают широкий спектр услуг, есть множество вариантов. Вы должны начать с определения ваших потребностей и того, сколько из них (если таковые имеются) вы предпочитаете обрабатывать собственными силами.

  Например, если все, что вам нужно, это помощь с регистрацией или помощь в установке стенда, лучше всего подойдет более мелкий поставщик технологий для мероприятий или подрядчик по логистике. Однако, если события являются или становятся большей частью вашего маркетингового комплекса, то лучше всего подойдет агентство, предлагающее полный список услуг.

  Агентства с полным спектром услуг предлагают широкий спектр услуг, обычно в виде пакета, который оплачивается через часы управления проектом. В перечень услуг должно входить управление счетом и не менее следующих:

  • Разведка мест и объектов
  • Настройка и планирование местоположения
  • Логистика от начала до конца — отгрузка, складирование, установка, поломка
  • Регистрационные услуги
  • Управление контактным / информационным центром
  • Дизайн общей сессии
  • General Session Production
  • Планирование команды
  • Организация и производство специальных мероприятий
  • Планирование выступлений и сеансов
  • Планирование охраны и безопасности
  • Планирование роуд-шоу
  • Планирование временной шкалы событий: кто, что, где и когда
  • Поиск объектов
  • Управление отелями и бронированием
  • Планирование виртуального участия
  • Виртуальные конференции
  • Виртуальные события
  • Организация корпоративных мероприятий
  • Планирование движения людей
  • Подарки и раздачи участникам
  • Бронирование и менеджмент спикера / артиста
  • Планирование последующих мероприятий для участников после мероприятия

  В идеале выбранное вами агентство должно иметь и другие знания в области событийного маркетинга, например:

  • Стратегия мероприятия и дизайн опыта
  • Персонал по креативным идеям и дизайну
  • Услуги по созданию контента
  • Возможности цифрового взаимодействия и интеграции
  • Возможности прямой трансляции (включая дизайн сцены, дизайн освещения и потоковую передачу)
  • Персонал в области аналитики и обработки данных
  • Производственные мощности
  • Инженерная экспертиза
  • Опыт Global Events

  Да, эти списки устрашающие.Но они должны быть для того, чтобы создавать, проводить, выполнять и оценивать ваши маркетинговые кампании. Управление портфелем событий, будь то три ежегодных мероприятия или тысячи мероприятий в год (как мы делаем для IBM), требует одинакового внимания ко всем деталям, чтобы каждый раз делать все правильно.

  Наконец, имейте в виду, что глобальный провайдер мероприятий будет обладать значительной покупательной способностью, что позволит вам сэкономить деньги на отелях, доставке, аренде помещений и многом другом.

  История успеха

  Не рискуйте успехом вашего мероприятия с новичком! Просто рассмотрите приведенный выше список и представьте себе опыт, необходимый для выполнения всех этих дисциплин.Найдите агентство-партнера, которое сможет продемонстрировать долгую историю успеха в различных отраслях и с мероприятиями разного масштаба.

  У вашего агентства должно быть много тематических исследований, отзывов клиентов и отзывов посетителей мероприятий, чтобы доказать, что они могут делать то, что обещают. А еще лучше посетить мероприятие, которое они проводят, особенно если оно сложное, чтобы увидеть их в действии. GPJ регулярно приглашает потенциальных клиентов посмотреть, как мы проводим Dreamforce, крупнейшую в мире конференцию по программному обеспечению, собравшую более 170 000 участников.Если ваше агентство может проводить очень сложные мероприятия, велики шансы, что они смогут вам помочь.

  Длительные отношения с клиентами

  Еще одним показателем хорошего агентства-партнера является его авторитет в сфере эмпирического маркетинга. Знают ли о них ваши коллеги (при условии, что они знают какие-либо агентства в сфере проведения мероприятий)? Вы видели их идейное лидерство? А как насчет их аккаунтов в социальных сетях — кажутся ли они лидерами?

  Тем не менее, возможно, самым большим сигналом того, что агентство будет хорошим партнером, является то, как долго они поддерживают отношения с клиентами.У GPJ было много клиентов более 10 лет. Это годы, а не месяцы. У нас есть несколько отношений, которые охватывают более двух десятилетий, и одно — в 78 ^-м году. Вы достигнете такого уровня долговечности только в том случае, если будете постоянно обеспечивать — для тех, кто работает в команде маркетинга мероприятий клиента, в их руководящем составе, и для их клиентов.

  Глобальные возможности

  Хотя вам могут не сразу потребоваться глобальные возможности, есть две причины, чтобы считать это важным элементом.Во-первых, как упоминалось ранее, покупательная способность агентств, работающих по всему миру, может сэкономить вам деньги, если вы пользуетесь их услугами внутри страны. Во-вторых, вам может потребоваться расширение, и у вас уже есть агентство, которое может без проблем сделать это, — это экономия времени и средств.

  Опыт работы с событиями

  При первоначальной оценке опыта организации мероприятий часто упускается из виду способность агентства разрабатывать, работать или интегрировать технологии.Технология регистрации очевидна, но может ли ваше агентство создать мобильное приложение, отвечающее вашим конкретным потребностям? Могут ли они работать с другими вашими технологическими партнерами для интеграции различных инструментов, чтобы у вас была действенная аналитика во время и после мероприятия? Понимают ли они, как создавать контент, который привлекает вашу целевую аудиторию в цифровой среде? Опять же, есть ли у них тематические исследования, которые они могут вам показать?

  Покопайтесь, чтобы узнать, передают ли они цифровую работу на аутсорсинг. Если они это сделают, они не должны повышать его и получать прибыль.Они должны либо предоставлять эти услуги по цене, либо позволять вам самостоятельно договариваться с этим конкретным поставщиком технологий.

  Найти подходящее агентство по организации мероприятий может быть сложно. Вы можете упростить процесс, выбрав партнера с полным набором услуг, солидным резюме успешных активаций, постоянным и постоянно растущим списком клиентов, всемирным присутствием и проверенным комфортом с предоставлением технологических решений для улучшения мероприятий.