Письмо контрагенту: Деловое письмо: виды, правила оформления, структура | Электронный каталог

Содержание

Письмо-требование об оплате задолженности. Образец, бланк 2020

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма требования об оплате задолженности .docСкачать образец письма требования об оплате задолженности .doc

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

  • Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
  • Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
  • Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
  • Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
  • Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  • Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  • Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  • Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  • Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  • Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

Письмо требование об оплате долга. Образец

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.

Письмо о перезаключении договора на другую компанию. Образец

Письмо о перезаключении договора на другую компанию посылается от имени организации контрагенту, когда она прекращает свое существование или по каким-либо другим причинам передает свои права по сотрудничеству другому юридическому лицу (либо ИП).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о перезаключении договора на другую компанию .docСкачать образец письма о перезаключении договора на другую компанию .doc

Документы подобного рода принято составлять в свободной форме. Тон и текст будут зависеть от того, какого характера было взаимодействие между контрагентами. В любом случае каждое отдельное письмо – это отдельная «фраза» диалога делового общения. Для нее не может существовать унифицированной формы, так как каждое взаимодействие уникально.

Причины перезаключения договора

Оснований для перезаключения договора может быть множество. Например:

  • Новая организация является правопреемником предыдущей.
  • Предыдущая компания обанкротилась.
  • Предыдущий договор был заключен без учета некоторых юридических норм.
  • Одну из сторон не устраивает существующее положение дел и пр.

В письме желательно точно отразить причину, побудившую делового партнера перезаключать соглашение. При этом адресата желательно ввести в курс дела предварительным звонком по телефону. Практика показала, что обсуждение деталей взаимодействия проходит более конструктивно в устной форме.

К письмам часто прибегают, если компаний, с которыми необходимо перезаключить договор, много и звонок каждой займет много ценного времени одного либо нескольких сотрудников.

Составные части письма о перезаключении договора

Письма о перезаключении договора рекомендуется оформлять на фирменном бланке организации. Причем принципиально важно, чтобы реквизиты были указаны новой организации. То есть компания-отправитель должна существовать и обращаться к контрагенту с конкретной просьбой. От обанкротившейся либо по другим причинам «вышедшей из игры» компании такие просьбы будут восприниматься нелогично.

Последовательно в бумаге располагается такая информация:

  • Об адресате. В правом верхнем углу прописывается, к какому из контрагентов направляется письмо. Даже если остальной текст обращения будет «под копирку», эта часть должна быть уникальной для каждого письма.
  • ФИО адресата.
  • Дата создания документа, при необходимости – его номер для последующей регистрации. Весь этот кластер данных располагается в правом верхнем углу листа, перед основным текстом письма.
  • Обращение. К деловым партнерам принято обращаться по имени отчеству и на «вы». Даже если отношения носят неформальный характер, в деловой переписке лучше придерживаться общих правил.
  • Причины перезаключения. В представленном бланке документа прописана общая причина – производственная необходимость. В каждом конкретном случае причины могут варьироваться. Главное – конкретика.
  • Наименование компании, на которую необходимо переоформить существующий договор.
  • Какой договор был заключен между контрагентами. Указываются его номер и дата подписания.
  • При необходимости – от какого числа нужно оформить новый договор между контрагентами.

Письмо о перезаключении договора на другую компанию. Образец

Перезаключение договоров будет подразумевать смену реквизитов компаний. Для удобства лучше прилагать данные, которые необходимо изменить, списком. В прилагаемом бланке имеются графы для указания платежных данных как старой, так и новой организации.

Указание контактов в письме наверняка сделает взаимодействие между деловыми партнерами гораздо удобнее.

Кроме того, получение такого письма подразумевает приложение в виде нового договора. Он может быть как типовым, так и с внесенными изменениями. Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр. Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат.

Сложные случаи

Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок. В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы.

Дополнения

По желанию сторон письмо о перезаключении договора на другую компанию может быть дополнено необходимыми для конструктивного взаимодействия моментами. Оно может включать в себя:

  • Возможность получения ответного письма. Адресат может выразить свое согласие либо несогласие.
  • Временные рамки. Если подразумевается ответ, удобнее установить определенную дату, в течение которой этот ответ ожидается получить.
  • Указание реквизитов старой организации.
  • Дополнения в виде документов, подтверждающих положение дел, освещенных в причинах необходимости в перезаключении договора в первой части письма.

Правовые нюансы

С юридической точки зрения, такое взаимодействие выходит за рамки общепринятого. Если одна из сторон договора имеет желание его расторгнуть, то она предупреждает вторую о своих намерениях заблаговременно. А позже уже – заключается новый.

Таким образом, контрагент уже должен был быть поставлен в известность о том, что договор расторгается. А заключение нового – это полностью добровольный процесс. Организация-адресат может его подписать, если захочет. То есть принуждать к перезаключению договора с другой организацией предыдущая никоим образом не может.

По этим причинам особенно важно в письме о перезаключении договора на другую компанию высказывать просьбу, а не выдвигать требования.

Можно ли составить дополнение

Дополнительное соглашение к договору составляется только в том случае, когда в нем меняются некоторые из пунктов. Если же происходит смена одной из сторон, то тут проще всего будет заключить новый договор.

Это правило касается всех случаев. Даже когда у старой и новой организаций один владелец, все равно контрагенту следует заключать договор вновь. И по этому поводу деловая переписка может вестись достаточно продолжительное время.

Сколько хранится

Письмо о перезаключении договора на другую компанию, если оно оформлено в бумажном виде, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Как и все бумаги подобного рода, оно хранится на протяжении пятилетнего срока.

Образец письма о задержке поставки товара

Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний. Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки. Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о задержке поставки товара .docСкачать образец письма о задержке поставки товара .doc

Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует. Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации.

Оформление письма

Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.

Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара.

Письмо имеет достаточно простой вид:

  • Реквизиты организации-поставщика.
  • Обращение к заказчику (лучше конкретно к руководителю и по имени-отчеству).
  • Причины задержки товара.
  • Ориентировочные (либо точные) сроки, когда материальные ценности поступят на склад или к заказчику.
  • Ссылка на договор, по которому осуществляются поставки.
  • При наличии форс-мажора, указанного в договоре, ссылка на конкретные пункты.
  • Подпись руководителя, печать организации.

Возможные причины задержки

В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.

Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:

  • «Возникли проблемы на таможне.»
  • «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  • «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
  • «Из-за проблем компании-партнера и пр.».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.

Где регистрируется

Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.

Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.

Возможная реакция

Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:

  • Самый лучший вариант – погашение в зародыше возникающего конфликта. Заказчик входит в положение, предлагает варианты выхода.
  • Контрагент считает задержку поставки товара ударом по своим позициям, требует компенсации. В этом случае стороны обычно имеют шанс договориться о взаимовыгодных условиях.
  • Заказчик в ответ составляет претензию о возврате денежных средств. Возможно, при удовлетворении этой претензии, стороны возобновят сотрудничество либо заказчик разорвет договор. Все будет зависеть от конкретных рабочих моментов.
  • Партнер сразу обращается в судебные инстанции. Самый неприятный исход задержки поставки товара, но и самый редкий. Отстоять свои интересы поможет корректное поведение, аргументированная и доказательная позиция отсутствия вины и пр.

Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд. При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.

Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу. Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.

Обоснования

Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:

  • Форс-мажорные обстоятельства. Если они произошли, должны быть четко описаны в документе.
  • Также, помимо этого, следует указать дату, к которому числу товар будет у заказчика. Даже если она приблизительная. Сообщения с конкретикой воспринимаются намного лучше.
  • Гарантии и заверения. Можно указать, что, как только товар появится на складе, он тут же будет отправлен заказчику.

Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:

  • В будущем логистическая компания (которая является причиной задержки) будет заменена на другую.
  • Будет введена автоматизация процесса поставок (если сбой произошел из-за человеческого фактора).
  • Будет перезаключаться договор либо к нему будут изданы дополнения.

Образец письма о задержке поставки товара.

Срок хранения

Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет. Это касается как первичных документов, так и деловой переписки. Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать. Хотя предоставить их необходимо по первому требованию проверяющих, массивом.

Образец письма о применении УСН для контрагента. Бланк 2020

Письмо о применении УСН для контрагента – важная часть деловой жизни предпринимателя. Таким образом он вправе сообщить деловому партнеру о причинах, по которым он не включает НДС в стоимость своей продукции или услуг.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о применении УСН для контрагента .docСкачать образец письма о применении УСН для контрагента .doc

Трудность заключается в том, что каждый руководитель сам вправе выбирать форму налогообложения, переходить с одной на другую. А контрагенты, с которыми он работает, не всегда готовы к смене условий. Они могут быть не в курсе произошедших изменений в форме налогообложения той организации, с которой взаимодействуют, либо сотрудничество между сторонами только налаживается.

По этим причинам письмо о применении УСН для контрагента является полезной бумагой для организации плодотворного делового общения.

Обязательно ли использовать такой бланк письма

Приведенная форма не является унифицированной. Согласно существующему законодательству таких форм для письма о применении УСН для контрагента вообще не существует. Есть формулировка «свободная форма» и ряд прилагающихся требований. Для того чтобы все их соблюсти, удобнее ориентироваться именно на приведенные бланки, так как они удобны, в них соблюдается деловой стиль изложения, упомянуты все детали.

Составные части

Письмо чаще всего состоит из шапки, вводной части, основной и завершения документа. Шапка содержит сведения о:

  • Полном наименовании организации. Той, которая направляет письмо своему контрагенту.
  • Основных реквизитах. В крупных компаниях выпускаются специальные бланки, сразу с указанием адреса, телефона, ИНН, ОГРН, КПП. Письма делового содержания имеет смысл располагать именно на них.
  • Произведенном запросе. Имеет смысл сослаться в самом начале на номер и дату запроса, который поступил в организацию. Это считается хорошим тоном в деловом общении – напоминать о том, что контрагент запрашивал данные и какого числа он это делал. Кроме того, это оберегает обе стороны от возникновения путаницы при большом потоке поступающей документации.
  • Номер и дату текущего документа. Естественно, если в организации для удобства принята такая нумерация.

Письмо о применении УСН для контрагента. Часть 1.
Основная часть обычно имеет введение в виде ссылки на поступивший от контрагента запрос. После мотивировки идет сообщение основных данных, а именно:

  • С какого времени и где зарегистрирована компания, какую систему налогообложения она использовала с момента открытия.
  • При факте изменения системы налогообложения – когда это изменение произошло.
  • Ссылка на подтверждающие документы. Их копии прикрепляются к письму. Приложениями могут быть налоговая декларация, уведомление о прекращении деятельности по одной из систем налогообложения.
  • Документ будет иметь больше доверия, если копии уведомлений будут заверены ИФНС России.

Обязательное содержание заключительной части – подпись руководителя учреждения (например, генерального директора) либо его доверенного лица, с должностью и расшифровкой подписи.
Письмо о применении УСН для контрагента. Часть 2.

Налоговые режимы

В Российской Федерации, помимо основного налогового режима, в рамках которого выплачивается НДС, существует ряд специальных режимов. К ним относят:

  • УСН. Расшифровывается как «упрощенная система налогообложения».
  • Единый сельскохозяйственный налог.
  • Патентная система налогообложения.
  • Единый налог на вмененный доход по определенным видам деятельности.
  • СН при выполнении соглашений о разделе продукции.

Налоговый кодекс точно описывает каждый из них. Вместе с тем, там сказано, что «упрощенцы» НДС не выплачивают (статья 366.11).

Информационное письмо

Как известно, для того чтобы перейти на упрощенную систему налогообложения, предпринимателю достаточно обратиться в налоговую инспекцию по месту своего расположения. Отказать в переходе она никому не имеет права.

Для того чтобы запросить информацию о поданной заявке на переход, а также узнать, была ли предоставлены декларация от его имени, налогоплательщик (ИП, ООО, ОАО) может направить свой запрос в налоговую инспекцию. А она должна ответить ему, используя специально предусмотренную для этого форму 26.2-7 «Информационное письмо».

Именно оно является главным из приложений к письму о применении УСН для контрагента. Однако, для того чтобы его получить, организации или индивидуальному предпринимателю стоит самостоятельно создавать запрос в налоговую инспекцию.

Важно! Налогоплательщик не обязан запрашивать информационное письмо в налоговой инспекции. Однако для полноценного делового общения в некоторых случаях, это бывает необходимо.

Если налоговики отказывают в предоставлении информации

Если налоговая инспекция отказывает обратившемуся юридическому лицу в предоставлении информации, то она нарушает положения 21 статьи Налогового кодекса. Информировать всех желающих о правах, обязанностях и других нюансах налогообложения – прямая обязанность ее работников. В том числе эти разъяснения могут быть оформлены в письменном виде, в данном случае – информационного письма о применяемой организацией системе налогообложения.

Пути взаимодействия

Что касается переписки с контрагентом, то здесь ситуация достаточно щепетильная. Некоторые организации довольствуются минимальным составом предоставленной документации, другие – более расширенным. Бывают такие участники хозяйственного оборота, которые формулируют запросы на не существующие в природе документы. Таким образом, у организации есть три пути взаимодействия с контрагентом, который предъявляет повышенные требования к основаниям для приложений к письму о применении УСН:

  • Прекратить сотрудничество.
  • Предоставить все бумаги, которые в своем запросе упомянул контрагент.
  • Договориться, убедив делового партнера уменьшить список требуемых документов до выполнимого.

Доступный для скачивания образец письма о применении УСН для контрагента можно найти в верхней части этой статьи.

Письмо об уточнении назначения платежа. Образец 2020 года

Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма об уточнении назначения платежа .docСкачать образец письма об уточнении назначения платежа .doc

Когда и какие возникают ошибки

Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.

Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.

При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.

Можно ли оспорить новое назначение платежа

Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.

Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.

Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа

Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.

Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.

При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.

Как правильно написать письмо

Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:

  • название предприятия-отправителя,
  • его юридический адрес,
  • данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
  • ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
  • суть допущенной неточности
  • исправленный вариант.

Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.

Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.

При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.

об уточнении назначения платежа

Как оформить письмо

Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.

Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.

Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).

Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:

  • один следует оставлять себе,
  • второй передавать контрагенту,
  • третий в банк плательщика,
  • четвертый в банк получателя.

Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.

Как отправить письмо

Отправить такое письмо можно несколькими способами.

  1. лично из рук в руки,
  2. курьерской доставкой,
  3. через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
  4. через интернет.

В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.

Как и сколько хранить письмо

После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.

Образец сопроводительного письма к акту сверки 2020 года

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к акту сверки .docСкачать образец сопроводительного письма к акту сверки .doc

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

  • Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
  • Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
  • Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
  • Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
  • Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
  • Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
  • Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

  • Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
  • Номер и дата составления.
  • При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
  • Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
  • Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
  • Период, за который сформирован акт сверки.
  • Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
  • Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Образец сопроводительного письма к акту сверки

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Заключение

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Образец рекомендательного письма в банк от контрагента 2020

Если банковская организация требует его предоставления, то пригодится наш образец рекомендательного письма в банк от контрагента. Также прикреплен бланк. Эта форма не является единственно верной, однако в ней отражены все необходимые моменты.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк рекомендательного письма в банк от контрагента .docСкачать образец рекомендательного письма в банк от контрагента .doc

С недавнего времени банки стали обращаться к юридическим лицам с просьбой предоставить рекомендательное письмо от одного из контрагентов. Банкиров можно понять, ведь нередко клиенты пользуются предоставленными займами, приобретают услуги лизинга крупных объектов и пр. Рекомендательное письмо в этих случаях минимизирует риск образования безнадежного долгового обязательства.

Что же касается юридической оправданности такой процедуры, то она предусмотрена в Указаниях Банка России №3179-У от 21 января 2014 года.

Таким образом, банковская организация вправе запрашивать рекомендательные письма от контрагентов в любом объеме.

Кого выбрать в качестве контрагента

Для того чтобы предоставить желаемое для банка, необязательно проводить опрос среди всех контрагентов, с которыми организация когда-либо имела дело. Можно выбрать нескольких, руководствуясь следующими принципами:

  • Рекомендующий контрагент обслуживается в том же банке, в который подается заявка (и который послал запрос о рекомендательном письме). Так у сотрудников банка есть возможность убедиться в ответственном отношении рекомендующего в финансовых вопросах, проследить за движением его средств в своем ведении.
  • Рекомендующий много и долго сотрудничает с организацией. С ним не бывает проблем, задержек, судебных тяжб и иных «приключений». Все-таки сроки сотрудничества играют большую роль при доказательстве ответственного подхода к делу.
  • Контрагент известен, находится на хорошем счету у банков, не имеет проблем с заключением сделок. В принципе, подойдет любая крупная организация, которая наработала себе хорошую репутацию.

Если никаких контрагентов с такими характеристиками не имеется, то придется выбирать из того, что есть.

Стоит отметить, что при недостаточной поддержке со стороны контрагентов либо при отсутствии ответа на запрос рекомендательного письма от контрагента банк вправе отказать своему клиенту в обслуживании, приостановить осуществляемые операции. Так что необходимо отнестись ответственно к запросу предоставления какой-либо документации.

Составные части документа

Рекомендательное письмо составляется в свободной форме. При его написании стоит руководствоваться общими правилами, установленными для деловой переписки. В верхней части прописываются реквизиты контрагента (лучше всего оформить его на специализированном бланке этой организации), а также дата. Без указания последней банк может не принять документ, так как рекомендательные письма ему необходимы свежие (это подразумевается при запросе, хотя может и не быть указано в самом его тексте).

Главное, что интересует сотрудников банковской организации, – это то, насколько стоит доверять тому или иному действующему либо потенциальному клиенту. Так что в рекомендации желательно затронуть следующие моменты:

  • Реквизиты и наименования обеих организаций.
  • Являются ли компании друг для друга контрагентами.
  • Договор, заключенный между организациями. Указываются его номер и дата подписания.
  • В течение какого времени компании сотрудничают.
  • Были ли со стороны рекомендуемого какие-либо безответственные шаги и нарекания (так как это рекомендательное письмо, то подразумевается по умолчанию, что их не было).
  • Выполнил ли контрагент долговые обязательства, если такие возникали между контрагентами.

Завершается бумага подписью руководителя рекомендующего контрагента и датой. При возможности ставится «живая» печать. Этот штрих придает вес рекомендации. Хотя с 2014 года отношение к печати значительно изменилось.
Образец рекомендательного письма в банк от контрагента

Возможные ошибки при составлении

Когда организация собирает запрашиваемый пакет рекомендаций, не надо собирать подписи с разных контрагентов, используя для этого один и тот же текст с идентичными и размытыми формулировками типа «продолжительное сотрудничество».

В каждом отдельно взятом рекомендательном письме должны «проступать» индивидуальные черты, характерные для взаимоотношений именно с этим контрагентом.

Например, должно быть указано разное количество заключенных с контрагентом контрактов, разная продолжительность сотрудничества. Нелишним будет указание дополнительных моментов, характеризующих взаимодействующих как ответственных деловых партнеров, выполняющих взятые на себя обязательства.

Новые организации

Если деловая репутация компании находится в стадии формирования, бессмысленно запрашивать у нее рекомендательные письма в банк от контрагента. Этот момент необходимо сразу же прояснить при возникновении деловой переписки с банковским работником. Но даже в ситуации, когда предоставление невозможно, стоит ответить на запрос корректно, используя конкретные формулировки.

Возможно, банк удовлетворит репутация отдельного лица – руководителя обратившейся организации. Стоит обсудить эти моменты, стремясь прийти к конструктивному решению, удовлетворяющему обе стороны.

Возможно, при начале возникновения ИП или юридического лица имеет смысл обратиться в более мелкие банковские организации, не запрашивающие рекомендательных писем.

Приложения

В качестве оснований для заверений можно приложить копии договоров, указанных в письме. Чем крупнее суммы и продолжительнее отношения, тем лучше. Не стоит также что-либо скрывать от банковских работников. Возможно, будет достаточно изменения формулировок.

Например, если при взаимодействии контрагентов имелись некоторые мелкие нарекания, то в письме стоит написать, что ни по одному из договоров крупных нареканий выявлено не было. С одной стороны, это положительная характеристика, с другой – не скрывается факт мелких нареканий.

В общем, образец рекомендательного письма в банк от контрагента, прилагаемый в верхней части текста, является оптимальным вариантом. Его можно редактировать, подстраивая под конкретную ситуацию и характер взаимодействия контрагентов. Все основные моменты будут должным образом описаны.

Письмо-требование

— Priori

Письмо-требование

[Фирменный бланк]

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО — ТОЛЬКО ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ РАСЧЕТОВ

[Дата письма]

ЧЕРЕЗ СЕРТИФИЦИРОВАННУЮ ПОЧТУ И ЭЛЕКТРОННУЮ КВИТАНСКУ ВОЗВРАТА ([Адрес электронной почты получателя])


[Контрагент / Название компании]
[Адрес]
[Адрес]
[Адрес]
[Внимание: Ответственная сторона]

Уважаемый ______:

В соответствии с соглашением от [Введите дату заключения соглашения] («Соглашение), [Название вашей компании] выполнило свои обязательства, [опишите исполнение договорных обязательств].На сегодняшний день, несмотря на неоднократные запросы, [Название компании-контрагента] не удалось выплатить сумму в долларах [задолженность и непогашенная сумма] и, следовательно, нарушает Соглашение. Хотя мы готовы подать иск с претензиями к [Название компании-контрагента] по каждому из этих исков, мы надеемся, что может быть достигнуто взаимоприемлемое урегулирование, помимо публичного судебного разбирательства.

Вопросы, изложенные в настоящем документе, предназначены только для целей урегулирования и являются строго конфиденциальными во всех отношениях.Они не могут использоваться для каких-либо других целей в любом судебном разбирательстве, которое может быть начато любой стороной в любом суде, трибунале или арбитраже, в соответствии с [Применимыми нормами гражданского судопроизводства штата], Федеральными правилами доказывания или другим применимым законодательством, правила или положения. [Название вашей компании] сохраняет за собой все права в отношении вопросов, изложенных в настоящем документе.

До тех пор, пока эти проблемы не будут решены, я официально помещаю [Название компании-контрагента] в уведомление о юридических требованиях, касающихся хранения документов, и ожидаю, что [Название компании-контрагента] и все его аффилированные лица будут соблюдать такие требования.[Название компании-контрагента] имеет юридическое обязательство поддерживать и сохранять все документы, материалы и информацию в любой форме, которые могут иметь отношение к предмету нарушения или обнаруживаться при любых возможных действиях, связанных с этим нарушением. ,

Документы, которые [Название компании-контрагента] должно сохранять, включают, помимо прочего, любые и все такие документы, материалы и информацию, созданные, созданные или переданные внутри или за пределами [Название компании-контрагента] относительно: (i) __________; (ii) ________; и (iii) _________.

Следовательно, мы настоящим запрашиваем добросовестный ответ на это письмо как можно скорее, но ни в коем случае не позднее закрытия рабочего дня [Месяц] [день] 2015 года. Если к этому времени я не получу ответа от [Контрагент Название компании], я прямо оставляю за собой право использовать любые доступные правовые и справедливые средства правовой защиты, включая, помимо прочего, возбуждение официального судебного разбирательства против [Название компании-контрагента], и это письмо не наносит ущерба любым другим правам или средствам правовой защиты. доступно [Название вашей компании].

С уважением,

_____________________________

,

Образцов писем кредиторам. Скачать и распечатать. StepChange

Я не могу позволить себе заплатить согласованную сумму

Вы можете информировать кредиторов об изменениях в вашем финансовом положении и сообщать им, если вы принимаете какие-либо рекомендации по вопросам долга от StepChange или другой благотворительной организации, предоставляющей консультации по вопросам долга.

Я устанавливаю план оплаты токенов или управления долгом (DMP) и должен сообщить своим кредиторам

Пока ваш план настраивается, вы можете связаться со своими кредиторами, чтобы сообщить им, что вы будете управлять своими долгами с помощью плана погашения долга.

Я хочу произвести временные выплаты по своим долгам

Если вы можете платить меньшую сумму, чем согласованная ежемесячная договоренность в течение короткого времени, вы можете отправить кредиторам письмо с временным соглашением об оплате. Добавьте данные о том, сколько вы можете заплатить и как долго.

Я не могу позволить себе погасить задолженность, но могу вносить ежемесячные платежи

Если вы воспользовались консультацией по вопросам долга и можете управлять своими ежемесячными платежами, но не можете полностью погасить свою задолженность, вы можете предложить выплатить часть своей задолженности.Используйте этот шаблон письма, чтобы сообщить своим кредиторам.

Я не могу позволить себе заплатить свой CCJ

Если вы недавно получили решение окружного суда (CCJ) и выплаты установлены в размере, который вы не можете себе позволить, вы можете попросить суд пересмотреть ваши выплаты.

Это называется «повторным определением» и доступно только в том случае, если вы вернули свои первоначальные формы иска вовремя и получили от суда ответ «решение (после определения)».

Плата за подачу заявления не взимается, но вы должны подать запрос в течение 16 дней с даты отправки вам судебного решения, или вам нужно будет подать заявление, используя N245 и заплатить сбор.

Это письмо предназначено только для жителей Уэльса и Англии. Прочтите наши руководства по работе с CCJ для получения дополнительной информации.


Получение информации от кредиторов и оспаривание долгов

Понимание текущего статуса ваших долгов и кредитных соглашений может помочь вам справиться с ними более эффективно. Узнайте больше о том, как узнать, кому вы должны деньги, и об оспаривании долгов с кредиторами.

Мне нужно, чтобы кредитор подтвердил мою задолженность

Для долгов, регулируемых Законом о потребительском кредите (CCA), вы имеете законное право увидеть оригинал вашего соглашения, условий и положений и выписку, в которой указаны все произведенные платежи.

Большинство долгов по потребительским кредитам покрываются, например, овердрафты, личные ссуды, кредитные карты и карты магазина, каталоги и рассрочка. Установлен сбор в размере 1 фунта стерлингов.

Вы можете использовать это письмо, также известное как запрос CCA, чтобы запросить у кредитора информацию о ваших счетах.

У меня нет запрошенной информации, и я считаю долг не имеющим исковой силы

В соответствии с Законом о потребительском кредите, если кредитор не предоставил запрашиваемую вами информацию, в этом письме говорится, что задолженность «не имеет исковой силы».

Отсутствие исковой силы означает, что кредитор не сможет успешно привлечь вас к суду, но это не означает, что вы можете игнорировать долг.

Я думаю, что срок моей задолженности истек

Задолженность, запрещенная законом, больше не подлежит принудительному исполнению, потому что время, необходимое кредитору для погони за платежом — обычно через шесть лет после дефолта по счету — прошло. Вы можете использовать это письмо, чтобы сообщить кредитору, что вы больше не будете производить выплаты в счет погашенной задолженности.

Это письмо можно использовать, только если вы живете в Англии, Уэльсе или Северной Ирландии.


Как бороться с домогательствами

Я хочу, чтобы мои кредиторы перестали звонить мне

Если вы чувствуете, что вас преследует кредитор, вы можете использовать это письмо, чтобы попросить их уменьшить количество звонков, которые они вам делают. Вы можете добавить дополнительную информацию о влиянии звонков на вас.

Узнайте больше о подаче жалоб кредиторам.


Прекращение автоматических и повторяющихся платежей

Я не хочу, чтобы мой банк снимал деньги с моего банковского счета

Если у вас есть другие долги перед банком, мы всегда рекомендуем вам поговорить с ними, чтобы узнать, могут ли они вам помочь.Однако, если они не могут это сделать или вы больше не желаете продолжать с ними банковские операции, вам необходимо открыть основной банковский счет у поставщика, которому вы не должны денег.

В очень редких случаях ваш банк может снять деньги с вашего счета, чтобы погасить задолженность по другим долгам, которые у вас есть. Это называется их правом зачета. Если вы не можете сразу переместить свой аккаунт, это письмо можно использовать в качестве краткосрочной меры для защиты вашего дохода.

Мне нужно отменить непрерывный платеж

Некоторые кредиторы, например компании, предоставляющие ссуды до зарплаты, будут использовать вашу дебетовую или кредитную карту для принятия будущих платежей, используя систему непрерывных платежей (CPA).

Вы можете отменить эти платежи, отправив это письмо кредитору или в свой банк. Если платеж должен поступить с вашего счета в ближайшее время, мы рекомендуем позвонить им и отменить CPA по телефону.

На нашей странице об отмене регулярных платежей более подробно описаны ваши права.


Размещение расчетов

Я могу выплатить долг полностью

Если вы получаете единовременную сумму денег и хотите погасить свои долги перед кредиторами, вы можете сделать им предложение об урегулировании.Используйте этот шаблон письма, чтобы сделать им предложение на полную сумму.

Я хочу предложить расчет на основе процента от долга

Если у вас есть единовременная выплата, составляющая процент от непогашенного долга, вы можете предложить ее кредитору в качестве полного и окончательного урегулирования.


Письма к нам

Как мне разрешить кому-либо поговорить со StepChange о моих долгах?

Вы можете использовать это письмо, чтобы дать нам разрешение поговорить с кем-то, например, другом или родственником, о ваших долгах от вашего имени.

.Определение

в кембриджском словаре английского языка

Быстрый ответ — ликвидность и риск контрагента . Приток является результатом валютного контракта, поскольку контрагент пытается сбалансировать свои валютные риски.

Эти примеры взяты из Cambridge English Corpus и из источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Cambridge Dictionary, Cambridge University Press или его лицензиаров.

Еще примеры Меньше примеров

Использование агента может привести к ущербу, который может привести к иску контрагента , который понес убытки, с целью получения компенсации.Точно так же в модели с бесконечным горизонтом трудно понять, почему любой контрагент хотел бы, чтобы дисконтированная стоимость его окончательного долга была строго положительной.Такой процесс представляет риск контрагента . Но нельзя ли одинаково хорошо интерпретировать игру сотрудничества как отражение желания смерти или мазохистского желания добиться гораздо меньших успехов, чем противнику ? Таким образом, контрагент должен иметь соразмерные размеры или ресурсы, что на практике означает большой фонд, возможно связанный с банком, для обеспечения необходимого долгосрочного кредитного комфорта.Инвесторы же приобретают контрагента риска. На первом этапе мы представим законодательство для стандартизации приемлемых деривативных контрактов, проведя их через центральный клиринг контрагента, который надлежащим образом регулируется и контролируется.Это может сбивать с толку, и наше первоначальное предложение заключалось в замене слова «покупатель» словом « контрагент ». Отмена или замена транзакций приведет к огромным сбоям в работе рынков и непредсказуемым расходам для контрагентов.Моя следующая проблема — это центральный партнер . Я понимаю, что это изменение уменьшит практические проблемы для крупных листинговых организаций при обновлении их записей о правомочных контрагентах.Это зависит от типа бизнеса, которым занимаются фирмы, и от типа контрагентов, с которыми они имеют дело. Ликвидность, особенно на энергетических биржах, тем не менее увеличилась, поскольку участники рынка стремились компенсировать любые потенциальные риски контрагента .,

официальных писем / электронных писем • Изучение английского

Работа 2 — Письмо — Часть 2

Хотите, чтобы содержание этой страницы было в формате pdf? Свяжитесь со мной, и я расскажу, как его получить.

Официальное письмо или электронная почта

Официальные письма могут быть написаны физическому лицу или организации. Целью может быть, например,

  • подать заявку на неполный рабочий день или в отпуск работа (письмо-заявление)
  • С
  • по подать заявку на обучение или стипендия возможность (письмо-заявление)
  • С
  • на пожаловаться на что-то (жалоба)
  • С
  • по вносить предложения о чем-то
  • С
  • по запросить информацию (письмо-запрос)

Во многих экзаменационных вопросах вам будет указано, что включить в ответ. Убедитесь, что ваш ответ отвечает на все вопросы, которые вам задали в задаче и , учитывает любую дополнительную информацию, которую вам сказали упомянуть . Важно, чтобы вы включили их, чтобы получить хорошую оценку.

Как писать официальные письма или электронные письма

Formal letter layout [1] Приветствие или приветствие

  • (A) Если вы знаете имя человека, которому пишете, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс) и фамилию.Если вы пишете женщине и не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.
    Примеры: « Уважаемый мистер Симпсон», / « Уважаемая миссис Фландерс», / «Уважаемая мисс Скиннер» / «Уважаемая мисс Ван Хаутен»,
  • (B) Если вы не знаете имя получателя письма, начните с «Уважаемый господин » / « Уважаемая госпожа » (если вы знаете, что пишете мужчине или женщине) или « Уважаемый господин или госпожа » (если вы не знаете пол человека, которому пишете).

[2] Кузов

[2.1] Открытие

В первом абзаце указывается причина (ы) написания и, если необходимо, то, на что вы отвечаете (реклама, проспект …). Кроме того, необходим начальный абзац для ссылки на предыдущую переписку.

Полезные фразы для открытия

  • Я хотел бы подать заявку на получение одной из стипендий, рекламируемых в вашем проспекте. (подает заявку на стипендию)
  • Я ищу работу на свежем воздухе во время летних каникул, и я хотел бы подать заявку на должность помощника спасателя отеля, о которой я говорю, рекламируется в студенческой газете моего университета. (прием на работу)
  • Я видел Ваше объявление о вакансии / вакансии… в местной газете 16 июня. Пишу, потому что хочу устроиться на работу. (прием на работу)
  • Я секретарь научного клуба моего колледжа. Я видела вашу рекламу выставки «Следующие 100 лет» и заинтересована в организации группового визита. Мне было интересно, могу ли я задать вам несколько вопросов по этому поводу. (запрос информации)
  • Пишу (чтобы) пожаловаться на рекламу вашей новой игры.Только что поиграв в игру, я понимаю, что реклама вводит в заблуждение. (жалоба)
  • Пишу по поводу… Пишу со ссылкой на… Пишу в ответ на…
  • Благодарю Вас за / Ваше письмо от 9 мая… / за Ваше письмо относительно…
  • В ответ на Ваше письмо от 8 мая…

[2.2], [2. .] Основное содержание

Остальная часть текста будет организована по параграфам: это облегчит чтение и улучшит эффект для целевого читателя.Например, письмо-приложение может иметь такой макет и абзацы:

  • Приветствие или приветствие
  • №1 Открытие (абзац первый)
  • # 2 О вас (возраст, место проживания, образование, образование и / или опыт работы, имеющие отношение к работе, языки…)
  • # 3 Причины подачи заявления (почему вы подходите для работы)
  • № 4 Заключение (доступность для собеседования, дополнительные вопросы,… — при необходимости )
  • Закрытие
  • Заключительное приветствие
  • Имя и фамилия

Для любого типа официального письма разбиение на абзацы — это просто вопрос здравого смысла , логическая группировка идей (охватывающих два пункта или вопроса в одном абзаце, два других пункта или вопроса в другом абзаце…).Вы должны стремиться к от трех до пяти абзацев.

Другие полезные фразы

Вежливо спрашивать

  • Не могли бы вы мне сказать…?
  • Буду признателен, если сможете…
  • Мне было бы интересно узнать больше о…
  • Я хотел бы знать, когда / когда /…
  • Я хотел бы получить информацию по…
  • Вы знаете, если…?

Жалоба

  • Хотел бы пожаловаться на + существительное или -ing
  • … не то, что я ожидал / ожидал
  • Меня не устраивает…
  • Буду признателен, если мне вернут деньги / если вы вернете мне деньги

[3] Закрытие

Конец письма так же важен, как и начало.Обычно вы указываете, что бы вы хотели, чтобы получатель сделал, упоминаете о будущем событии, предлагаете помощь…

  • Я с нетерпением жду вашего ответа / с нетерпением жду вашего ответа
  • С нетерпением жду возврата денег (в претензии)
  • Я хотел бы знать, что вы собираетесь делать в этой ситуации (в письме-жалобе)
  • Я хотел бы заранее поблагодарить Вас за эту информацию (в письме-запросе — информация для запроса)
  • Если вам требуется / если вам понадобится дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / не стесняйтесь обращаться ко мне.

[4] Заключительное приветствие

В зависимости от того, как вы начали свое письмо (см. «Приветствие или приветствие» выше), вы закончите свое письмо цифрой

.
  • (A) С уважением,
  • (B) С уважением,

[5] Подпишите свое имя, а затем четко напишите свое имя в другой новой строке

Moe Szyslak
Moe Szyslak

Дополнительная информация о том, как завершить письмо o Электронная почта


Письмо-заявление — полезные фразы

Уважаемый ……

Я пишу, чтобы подать заявление о приеме на работу…., который я видел в рекламе газеты «Гардиан» .

Мне 26 лет и сейчас я учусь… в…. Изучив английский более семи лет, я свободно говорю на нем. Моя квалификация также включает сертификаты о знании французского и немецкого языков. Что касается опыта, то я работал …………. для ……… .. Что касается моего персонажа, люди говорят мне, что я ……………

Я чувствую, что подхожу на эту работу, потому что …………. Это даст мне возможность…., , Я также хотел бы иметь возможность….

Я с нетерпением жду вашего ответа.

Ваш…

Имя

Прочие аспекты

Диапазон: Важно, чтобы вы использовали грамматические выражения и словарный запас, соответствующие уровню экзамена. Даже если в вашем письме нет ошибок, вы не сможете получить хорошую оценку, если будете использовать только язык и словарный запас, которые вы выучили на начальном уровне.

Формальный язык

  • Используйте полные формы глагола, а не сокращения ( не вместо не , нужно вместо ‘d like …)
  • Формальный словарь, обычно без фразовых глаголов.
  • Более сложная структура предложения.

Разъемы: Во всем хорошем письме хорошо используются разъемы. Вам необходимо использовать некоторые соединители, более специфичные для формального языка .


Модель вопросы и ответы

Официальное электронное письмо / письмо 1 — Типовой вопрос

ЗАДАЧА

Вы видите это объявление в студенческой газете.

Требуются помощники спасателя

В августе мы ищем кого-нибудь, кто будет помогать нашим спасателям, присматривать за пляжными развлечениями и наблюдать за пловцами.

Напишите менеджеру спасателя, сообщив о вашем опыте и квалификации и указав причины, по которым вы подходите для этой работы.

Напишите свой адрес электронной почты 140-190 слов в соответствующем стиле.

Официальное электронное письмо / письмо 1 — Типовой ответ

Уважаемые сэр или госпожа,

Я ищу работу на открытом воздухе во время летних каникул, и я хотел бы подать заявку на должность помощника спасателя, которую я видел в студенческой газете моего университета.

Мне 20 лет, сейчас я изучаю физкультуру.Я сильный пловец и недавно прошел курс обучения оказанию первой помощи. Мне очень нравится работать с людьми, и последние два лета я работал помощником рейнджера в национальном парке, где мне приходилось предоставлять общественности информацию об использовании парка и оказывать экстренную помощь пользователям парка. Теперь ищу другое.

Думаю, я был бы подходящим кандидатом на эту должность, потому что меня описывают как спокойного человека в кризисной ситуации и человека, который хорошо работает с другими.

Я доступен весь август и буду рад прийти на собеседование в любое время. Я с нетерпением жду вашего ответа как можно скорее.

С уважением,

Иван Ивенен

(+/- 175 слов)


Полуофициальное электронное письмо / письмо 2 — Типовой вопрос

ЗАДАЧА

Вы недавно помогли организовать лыжную поездку в колледж, и вы получили это электронное письмо от родителей одного из студентов, которые поехали.

Насколько я понимаю, вы были одним из организаторов лыжной поездки нашего сына. Я должен сказать, что мы с мужем были крайне недовольны подготовкой. Мой сын сообщил нам, что горнолыжные склоны плохие, уроков меньше, чем обещано, а условия проживания плохие.

Не могли бы вы дать нам удовлетворительное объяснение?

Нора Уайт

Напишите свой адрес электронной почты 140-190 слов в соответствующем стиле.

Полуофициальное электронное письмо / письмо 2 — Типовой ответ

Уважаемая г-жа Уайт,

Во-первых, позвольте мне извиниться за любое разочарование, которое ваш сын испытал во время нашей лыжной поездки.Правда, было несколько опасений. Поскольку компания убедила нас в том, что склонов будет достаточно как для начинающих, так и для опытных лыжников, мы были очень расстроены, когда оказалось, что это не так. К сожалению, из-за отсутствия снега пришлось использовать искусственный снег.

Что касается вопроса об уроках, то если вы посмотрите письмо, которое мы вам отправили, вы увидите, что только пять часовых уроков были включены в цену, и что дополнительные часы должны быть оплачены отдельно.

Что касается проживания, я не совсем понимаю, о чем вы говорите. Я знаю, что в одной комнате не хватало кроватей, но в комнате вашего сына этого не было.

Мы хотели бы заверить вас, что мы серьезно относимся ко всем жалобам. Мы уже решили, что в следующем году поменяем компанию и место поездки, и надеемся, что ваш сын подумает о том, чтобы присоединиться к нам снова.

С уважением,

Эрнест Омате

(+/- 195 слов)


Официальное электронное письмо / письмо 3 — Типовой вопрос

ЗАДАЧА

Вы видите это объявление в проспекте колледжа на английском языке.

Стипендии

Ежегодно две стипендии предлагаются иностранным кандидатам, которые могут показать, как наш годичный курс изучения английского и американского языков поможет их карьере.

Стипендии

покрывают сборы, проживание и питание, но не расходы на транспорт или личные расходы.

Чтобы подать заявку, напишите письмо, в котором объясните, почему вы считаете, что заслуживаете стипендии.

Напишите свою букву 140-190 слов в соответствующем стиле.

Официальное электронное письмо / письмо 3 — Типовой ответ

Уважаемый господин / госпожа,

Я хотел бы подать заявку на получение одной из стипендий, рекламируемых в вашем проспекте.

В настоящее время я учусь на учителя английского языка в средней школе и заканчиваю курс в конце июня. Тем не менее, я чувствую, что мне еще предстоит многое узнать о языке и культуре англоязычного мира, и мне бы очень пригодились курсы в англоязычной стране.

Причина, по которой я подаю заявку на стипендию, заключается в том, что я не могу позволить себе оплатить обучение за границей. У меня нет дохода, кроме стипендии на обучение, поэтому, если мне повезет получить стипендию, мне придется работать неполный рабочий день, чтобы сэкономить деньги на личные расходы. Мои родители займут немного денег на мой авиабилет, если я добьюсь успеха.

Я был бы признателен за возможность учиться в вашем колледже и был бы очень признателен, если бы вы рассмотрели мою заявку.

С уважением,

Педро Гадикто

(+/- 160 слов)


Хотите, чтобы содержание этой страницы было в формате pdf? Свяжитесь со мной, и я расскажу, как его получить.

,

Comments

No comments yet. Why don’t you start the discussion?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *